Порядок проведения экспертизы ценности документов

Без проведенной по правилам экспертизы ценности документов уничтожение бумаг архива компании не допускается: слишком велик риск уничтожить важные документы до истечения положенного по закону срока хранения.

Экспертиза ценности документов: где, когда и зачем

Экспертиза ценности документов — это изучение содержания документации на предмет научной, практической и исторической ценности, в результате которого происходит выделение документов для включения в архив, определения сроков хранения или подтверждения факта истечения такого срока. Проводится экспертный анализ ценности документов в текущем делопроизводстве — речь идёт о составлении номенклатуры, формировании и подготовке документов к хранению, — а также в государственной и в ведомственной архивных организациях.
По действующим законодательным нормам — даже если речь идёт о маленьком предприятии или индивидуальном предпринимателе — осуществить экспертизу ценности документов самостоятельно один работник не может. Для грамотного проведения экспертизы должна быть создана специальная экспертная комиссия, в которую рекомендуется включать главного бухгалтера и юриста организации, архивиста — это может быть специалист сторонней организации, секретаря, члена руководящего состава компании. Состав экспертной комиссии должен быть утверждён соответствующим приказом за подписью руководителя организации.

Работа экспертной комиссии в этапах

Сформированная и утверждённая руководителем организации экспертная комиссия может приступать к проведению экспертизы ценности документов.

Включает экспертиза ценности документов несколько стадий:

  • Первая — определение сроков хранения документов, распределение документов по группам в соответствии со сроком хранения, определение срока хранения документов, составление описей.
  • Вторая — оформление акта о выделении документов к уничтожению. Типовая форма такого акта закреплена коллегией Росархива и содержится в приложении к документу «Основные правила работы архивов организаций»
  • Третья — составление документов на уничтожение.

После утверждения актов подлежащие уничтожению дела хранятся обособленно, то есть отдельно от документов с временными и постоянными сроками хранения и впоследствии отправляются на утилизацию. Уничтожение документов оформляется актом произвольной формы, но с указанием даты проведения утилизации и подписями всех членов проводившей уничтожение документов комиссии.

Квалифицированные архивисты

Услуга экспертизы ценности документов предоставляется нами. Если вы хотите иметь полную уверенность в грамотности отбора документов для передачи в архив, выделения документов для дальнейшего хранения, выявления и подлежащих утилизации дел с истёкшим сроком хранения — обратитесь к профессиональным архивистам.

    Оставить заявку