Бухгалтерские и налоговые документы организации, срок хранения которых уже истек, могут быть списаны и уничтожены.
Это, с одной стороны разгружает место в корпоративном архиве (если он есть), с другой – позволяет избавиться от случайной утечки информации, ведь за сохранностью ставших ненужными документов следят куда хуже. Архивный центр, оказывая весь комплекс услуг, связанных с организацией и оптимизацией документооборота, в числе прочего занимается и выведением из документооборота неактуальных устаревших бумаг.
При этом строго соблюдается порядок уничтожения документов:
Соблюдение правил списания и уничтожения гарантирует в будущем отсутствие проблем с налоговыми и проверяющими организациями и страхует от утечки информации.
Так или иначе, но порядок уничтожения документов – в основном бухгалтерских и налоговых – занятие трудоемкое, требующее времени и ряда организационных решений. Оценить, насколько тот или иной документ важен, стоит ли его сохранять, истек ли срок его хранения в архиве, подготовить документы к уничтожению (извлечь из дел, дополнительно проверить актуальность, в том числе – сроки последней их проверки соответствующими инстанциями) не под силу одному человеку. Выделять же, как того и требует закон, группу специалистов (в том числе и архивариуса) оказывается под силу далеко не всем организациям.
Наш опыт в работе с документами самых разных организаций, работающих в разных сферах, с разными бизнес-схемами будет как нельзя кстати. Специалисты центра знают, каков порядок уничтожения бухгалтерских документов, налоговых, кадровых, быстро разбираются в самых сложных схема документооборота и оценивают важность того или иного документа. Центр организует и доставку документов на место и уничтожение. Промышленные шредеры, используемые нами, обеспечивают максимально возможные объемы уничтожения документов, с наиболее возможной тщательностью.
Обращаясь в нашу компанию, вы получаете услугу под ключ: при этом соблюдается порядок уничтожения документов в полном соответствии с современным российским законодательством. Чаще всего к нашим услугам прибегают те организации, которые нуждаются в уничтожении бухгалтерских документов. Хранящиеся максимум 5 лет, документы бухгалтерского отдела составляют едва ли не большую часть всего массива бумаг компании – они занимают много места, потенциально – могут попасть в руки конкурентов и других сторонних лиц.
Даже по истечении срока хранения (для большинства бухгалтерских и части налоговых он составляет 5 лет) документ может быть важен. Наши услуги помогут избежать этой опасности – каждый документ перед уничтожением тщательно проверяется и лишь после этого транспортируется к месту уничтожения. Непосредственно перед уничтожением документы все же можно сохранять. Для этого вовсе не обязательно делать копии – достаточно поместить их в электронный архив, где они будут всегда под рукой и не займут много места.
Вновь обратимся к теме несанкционированных утечек корпоративной информации, вызванных неправильным уничтожением бухгалтерских документов, размещённых на электронных носителях.
Практика показывает, что во время проведённые работы по уничтожению бухгалтерских документов нашими специалистами, избавляет предприятие от санкций, убытков и иных проблем. Специалисты нашей компании выполнят экспертную оценку ценности и состава документов. Можно быть абсолютно уверенным в том, что отбор документов на уничтожение будет проведен на законных основаниях, при этом будут просмотрены все документы, для того, чтобы не пропустить те, у которых истек срок хранения. Далее в соответствии с требованиями налогового и архивного законодательства наши сотрудники составят акт о выделении дел к уничтожению.
