Вечный вопрос приема документов на хранение, не даёт покоя никому. Как организовать это грамотно
• Если вы собираетесь перейти на систему электронного архива;
• Если вы не хотите арендовать лишнее помещение;
• Если вы хотите оптимизировать работу компании;
• Если вы ищите способы увеличить эффективность отделов с большим документооборотом.
Почему все большее количество организаций переходит на внеофисное хранение документов?
Для того чтобы заниматься вопросом архивирования документов самостоятельно, необходимо нанимать в штат новых сотрудников или увеличивать нагрузку на существующие отделы, расширяя функции трудового коллектива. При передаче документов на хранение архивной организации, в сравнении с озвученной альтернативой, вы экономите, как минимум 2 заработные платы. Приём документов на хранение становится задачей Архивного центра.
Вы знаете, сколько существует требований к помещениям, где содержатся архивы? Они должны соответствовать правилам пожарной безопасности, находится на определенном удалении от различного рода объектов и быть в надлежащем состоянии. Например, хранить документы в подвале старого здания, стоящего рядом с бензоколонкой, не получится при всем желании, какой бы привлекательной не было стоимость аренды. Обращаясь в архивный центр, вы экономите рабочее пространство офиса и освобождаете себя от организационных вопросов. Центр осуществляет приём и хранение документов, а вы используете свое время для решения более важных задач.
В случае, если к вам неожиданно нагрянет «ревизор», то вы сможете быстро найти документы с помощью электронного архива. При необходимости, оригиналы в любой момент будут доставлены в офис.
Все помещения соответствуют пожарным и гигиеническим требованиям: ваши документы будут храниться в защищенном от огня, воды и грызунов месте. В архивных хранилищах поддерживается микроклимат, благодаря которому бумага дольше сохраняет свои качества.
• Приём документов на хранение;
• Сканирование, в том числе широкоформатное;
• Создание электронного архива;
• Проведение экспертизы ценности документов;
• Уничтожение документов;
• Сдача документов в государственный архив (при ликвидации компании).
