Мы работаем:

Пн-Пт: 10:00-18:00, Сб: 10:00-13:30, Вс: выходной

Москва, Дмитровское шоссе д.3 к.1

info@a-centr.ru

Расчет стоимости
Разработка гибридного архива организации

Разработка гибридного архива организации

28.08.2020

Мы создаем и поддерживаем гибридные архивы — системы хранения и поиска документов в смешанной форме. Гибридный архив — самое удобное решение для средних и крупных организаций: это не только быстрый доступ к любому документу (в том числе и удаленно), но и сохранение оригиналов любых бумаг.

Что такое гибридный архив

Традиционный (бумажный) архив — это удобно. Особенно если есть место для его хранения, выделены сотрудники для поддержания архива в порядке и его обновления, терминалы для работы с номенклатурой и места для выдачи/изучения оригиналов. Главное преимущество бумажного архива — доступность оригинальных документов. Их подлинность невозможно оспорить. Во время налоговых проверок проверяющие работают с копиями. Если у них возникают сомнения в подлинности данных — подлинники найти можно очень быстро.

Электронный архив делает работу максимально быстрой:

  • удаленный доступ позволяет работать с документами из любой точки мира;
  • не играет роли, где расположен архив — на собственных серверах компании, в облачном хранилище или использованы мощности для ответственного хранения у сторонней организации;
  • на поиск нужного документа уходят не минуты, а секунды;
  • легко ограничить или дать доступ к документам.

У каждого типа архива, таким образом, есть свои преимущества. А вот гибридный архив объединяет в себе плюсы и бумажного, и электронного типов. 

У гибридного архива есть и свои собственные преимущества:

  • минимальный риск потери документов — для его снижения используется как резервное копирование данных, так и создание бумажных копий;
  • гибкость — не важно, с какой системой документооборота привык работать новый сотрудник или контрагент;
  • восстанавливаемость — если часть архива потеряна, ее можно быстро восстановить.

Организация мест хранения

Не обязательно дублировать весь массив документов в бумаге и электронном виде. Гибридный архив может быть дифференцирован. То есть какая-то часть документов хранится в бумажном виде, в делах на полках хранилища, а какая-то — на сервере организации или в облаке. В результате довольно затратное дело создания архива становится дешевле: нужно только составить схему распределения документов на бумажные и электронные.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru


Три причины выбрать «Архивный Центр»

  • Комплексное решение
    поставленных задач

    Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

  • Профессиональные
    консультации

    Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

  • Опыт работы с иностранными и
    отечественными организациями

    Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Новости
Статьи