Мы создаем и поддерживаем гибридные архивы — системы хранения и поиска документов в смешанной форме. Гибридный архив — самое удобное решение для средних и крупных организаций: это не только быстрый доступ к любому документу (в том числе и удаленно), но и сохранение оригиналов любых бумаг.
Традиционный (бумажный) архив — это удобно. Особенно если есть место для его хранения, выделены сотрудники для поддержания архива в порядке и его обновления, терминалы для работы с номенклатурой и места для выдачи/изучения оригиналов. Главное преимущество бумажного архива — доступность оригинальных документов. Их подлинность невозможно оспорить. Во время налоговых проверок проверяющие работают с копиями. Если у них возникают сомнения в подлинности данных — подлинники найти можно очень быстро.
У каждого типа архива, таким образом, есть свои преимущества. А вот гибридный архив объединяет в себе плюсы и бумажного, и электронного типов.
Не обязательно дублировать весь массив документов в бумаге и электронном виде. Гибридный архив может быть дифференцирован. То есть какая-то часть документов хранится в бумажном виде, в делах на полках хранилища, а какая-то — на сервере организации или в облаке. В результате довольно затратное дело создания архива становится дешевле: нужно только составить схему распределения документов на бумажные и электронные.