Разработка гибридного архива организации

Мы создаем и поддерживаем гибридные архивы — системы хранения и поиска документов в смешанной форме. Гибридный архив — самое удобное решение для средних и крупных организаций: это не только быстрый доступ к любому документу (в том числе и удаленно), но и сохранение оригиналов любых бумаг.

Что такое гибридный архив

Традиционный (бумажный) архив — это удобно. Особенно если есть место для его хранения, выделены сотрудники для поддержания архива в порядке и его обновления, терминалы для работы с номенклатурой и места для выдачи/изучения оригиналов. Главное преимущество бумажного архива — доступность оригинальных документов. Их подлинность невозможно оспорить. Во время налоговых проверок проверяющие работают с копиями. Если у них возникают сомнения в подлинности данных — подлинники найти можно очень быстро.

Электронный архив делает работу максимально быстрой:

  • удаленный доступ позволяет работать с документами из любой точки мира;
  • не играет роли, где расположен архив — на собственных серверах компании, в облачном хранилище или использованы мощности для ответственного хранения у сторонней организации;
  • на поиск нужного документа уходят не минуты, а секунды;
  • легко ограничить или дать доступ к документам.

У каждого типа архива, таким образом, есть свои преимущества. А вот гибридный архив объединяет в себе плюсы и бумажного, и электронного типов. 

У гибридного архива есть и свои собственные преимущества:

  • минимальный риск потери документов — для его снижения используется как резервное копирование данных, так и создание бумажных копий;
  • гибкость — не важно, с какой системой документооборота привык работать новый сотрудник или контрагент;
  • восстанавливаемость — если часть архива потеряна, ее можно быстро восстановить.

Организация мест хранения

Не обязательно дублировать весь массив документов в бумаге и электронном виде. Гибридный архив может быть дифференцирован. То есть какая-то часть документов хранится в бумажном виде, в делах на полках хранилища, а какая-то — на сервере организации или в облаке. В результате довольно затратное дело создания архива становится дешевле: нужно только составить схему распределения документов на бумажные и электронные.

    Оставить заявку