Любой бухгалтер знает, насколько важно соблюдать правила ведения документации и своевременную сдачу бухгалтерских документов в архив, и кому как не вам знать, какие штрафы грозят организации, если будут нарушены сроки хранения.
За сохранность, оформление и передачу на архивное хранение отвечает главный бухгалтер, в то время как руководитель обязан организовать их хранение. И ему вряд ли понравится сообщение о штрафе за несоблюдение установленных правил. Как же избежать неприятностей и навести порядок? Начнем с того, что бухгалтерская документация должна храниться в отделе два года, после чего ее необходимо отдавать на архивное хранение. Сдача бухгалтерских документов в архив – не менее кропотливое дело. Первичная документация, договоры, справки – все они должны храниться ровно положенный им срок и строго в определенном порядке. А финансовая отчетность вообще хранится постоянно.
Экспертиза ценности нужна, чтобы выделить документы длительного и краткосрочного хранения. В ходе нее также определяются дела, которые в дальнейшем подлежат передаче на государственное хранение. Документы длительного хранения принимаются по описи, а временные – по номенклатуре. В нем указываются соответствующие реквизиты и краткая информация: индекс дела, наименование (годовые отчеты, акты и т.д.), количество, срок хранения и примечания. Документ оформляется в виде таблицы, согласовывается и заверяется уполномоченными лицами.
Общий объем дела должен быть не менее 250 листов, а толщина – не более 40 мм.
Во время приема дел в архив, заведующая сверяет каждое дело с описью, проверяет качество их оформления. Помимо документов в архив сдаются регистрационные карточки, с помощью которых в дальнейшем будет осуществляться поиск и сбор справочной информации архива. А главным итогом сдачи документов в архив, должен быть акт приёма-передачи документов, подписанный принимающей и сдающей стороной. Где отражаются следующие показатели. Что сдано, кем сдано, количество дел, дата передачи и состояние документов.
Наши сотрудники проведут научно-техническую обработка дел согласно всем установленным стандартам, сделают стандартный переплёт документов, проведут согласование с городским или государственным архивом на сдачу документов. Так же у нас есть услуги по уничтожению документов не подлежащих передаче, и с истекшими сроками хранения. Вся эта рутина обойдет Вас стороной, если вы обратитесь к нам.
