Сдача бухгалтерских документов в архив

Любой бухгалтер знает, насколько важно соблюдать правила ведения документации и своевременную сдачу бухгалтерских документов в архив, и кому как не вам знать, какие штрафы грозят организации, если будут нарушены сроки хранения.

Ответственность за бухгалтерские документы

За сохранность, оформление и передачу на архивное хранение отвечает главный бухгалтер, в то время как руководитель обязан только организовать их хранение. И ему вряд ли понравится сообщение о штрафе за несоблюдение установленных правил.

Как же избежать неприятностей и навести порядок

Начнем с того, что бухгалтерская документация должна храниться в отделе два года, после чего ее необходимо отдавать на архивное хранение. Сдача бухгалтерских документов в архив – не менее кропотливое дело. Первичная документация, договоры, справки – все они должны храниться ровно положенный им срок и строго в определенном порядке. А финансовая отчетность вообще хранится постоянно.

Требования для сдачи в архив

Прежде чем документы будут сданы в архив, их оформляют в соответствии с нормативными требованиями.

Что нужно для сдачи бухгалтерских документов в архив:

1. Провести экспертизу ценности
2. Оформить дело
3. Составить опись или номенклатуру дел

Экспертиза ценности нужна, чтобы выделить документы длительного и краткосрочного хранения. В ходе нее также определяются дела, которые в дальнейшем подлежат передаче на государственное хранение. Документы длительного хранения принимаются по описи, а временные – по номенклатуре.

Номенклатура – сводный перечень дел

В нем указываются соответствующие реквизиты и краткая информация: индекс дела, наименование (годовые отчеты, акты и т.д.), количество, срок хранения и примечания. Документ оформляется в виде таблицы, согласовывается и заверяется уполномоченными лицами.

Оформление дела подразумевает под собой следующее:

• Подборка и распределение документов в дела. Документы в деле должны иметь общую тематику и одинаковый срок хранения.
• Расположение документов внутри дела. Сначала идет основной документ и приложения к нему, а затем – все остальные в хронологической последовательности.
• Прошивка и оформление обложки. Прошитое дело скрепляется печатью и заверяется подписями.

Общий объем дела должен быть не менее 250 листов, а толщина – не более 40 мм. Ответственность за правильное оформление дела должен нести сотрудник канцелярии и заведующий архивом.

Прием документов в архив

Во время приема дел в архив, заведующая сверяет каждое дело с описью, проверяет качество их оформления. Помимо документов в архив сдаются регистрационные карточки, с помощью которых в дальнейшем будет осуществляться поиск и сбор справочной информации архива.

Итог передачи

А главным итогом сдачи документов в архив, должен быть Акт приёма-передачи документов, подписанный принимающей и сдающей стороной. Где отражаются следующие показатели. Что сдано, кем сдано, количество дел, дата передачи и состояние документов.

Мы оказываем услуги по сдаче документов в архивы, а именно:

• консультация по сдаче в архив;
• научно-техническая обработка дел согласно всем установленным стандартам;
• составление всех необходимых учётных документов для сдачи в архив;
• стандартный переплёт документов;
• уничтожение документов не подлежащих передаче;
• хранение документов которые не предаются;
• согласование с городским или государственным архивом;
• сдачу документов в архив.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru