Вопросы, как сдать в архив, подготовить, оформить документацию, являются принципиально важными и для ее сохранности, и для быстрого местонахождения, при надобности. Есть определенные нормативы, стандарты, правила архивной деятельности, нарушать которые не следует (нарушения чреваты даже штрафами) – их не всегда знают рядовые сотрудники-делопроизводители компаний, но профессиональные архивисты, которым удобно не только поручать контроль передачи архивов, но и сам комплекс работ.
Оптимальным сроком использования деловой документации считается трехлетний период, после которого она либо архивируется либо остается еще в делопроизводстве. Документоведы компании либо представители сторонней специализированной организации, коей является A-Centr, осуществляют передачу по графику, утвержденному руководством компании-фондообразователя, обозначающего подразделения и даты сдачи документации архиву.
Дела передаваемые (сроком хранения превышающие десять лет), подлежат сдаче по официальной описи, с предварительно производимой оценкой ценности, сортировкой и выборкой и последующим формированием, оформлением номенклатур дел.
Учреждения - фондообразователи муниципальных, государственных архивов обязаны сдать в архив важную деловую документацию значительных сроков хранения из своих фондов по истечение периода пользования ею. Чтобы ускорить, облегчить процедуру и сделать ее более качественной, сотрудники A-Centr берут на себя нелегкие обязанности по формированию, комплектации и архивированию подобных дел.
До этого момента дела хранятся в собственных подразделениях и хранилищах учреждений:• В государственных – 15 лет;• В областных – 10 лет;• В городских, районных – 5 лет.
Как сдать в архив фонды при ликвидации, вопрос особый.
Они направляются в архивы подчинения муниципального или государственного. Законодательно все оформление, прием-передача ложатся на плечи фондообразователей или выполняются сторонними организациями по договору за счет заказчика. Комплексные работы: упорядочение дел, выполнение страховых копий, сортировка и отбор карточек регистрации на дела хранения постоянного, картонирование, транспортировка требуют высокой квалификации, мастерства и опыта, поэтому, заказав такую услугу у нас, вы будете избавлены от переживаний по поводу грамотности выполняемой передачи, сократите сроки передачи и избежите санкций за не должное оформление передаваемых дел - A-Centr выполнит все безупречно!
Внеофисное хранение, услугу которого также предоставляет наша компания, удобно сокращением затрат на персонал, обслуживающий фонды, собственные хранилища и обеспечение безопасности. Конфиденциальность, оборудованные удобные хранилища это ваша экономия и безопасность, в том числе, предотвращение утраты и внезапной выборки при налоговых и других проверках.