Такой метод идентификации документов дает возможность значительно ускорить их обработку, избежать ошибок, регулярно происходящих при ручном вводе идентификатора и автоматизировать некоторые процессы. На практике введение штрихкодирования документов и использование специального ПО позволяет снизить рутинную нагрузку на персонал и автоматически формировать связанную цепочку документов.
Для сканирования изготовляют специальную наклейку, на которой напечатан штриховой код. Ее наличие делает бумагу уникальной и помогает поддерживать безупречный порядок в архиве любого размера. При необходимости можно найти любой электронный документ всего за несколько секунд. Ручной сканер позволяет определить его идентификационный номер и открыть информацию по нем в базе. Штрих-коды могут быть линейные или двумерные. Первые позволяют работать с любыми сканерами, а вторые помещают намного больше данных, занимая меньше места. Для считывания одномерных линейных кодов можно применять самое простое и дешевое светодиодное оборудование, что значительно снижает стоимость автоматизации документооборота.
Вопреки распространенному мнению для работы со штриховыми кодами не понадобится дорогостоящее оборудование. Будет достаточно принтера для изготовления наклеек и ручного сканера. Этот инструмент необходим для скорейшего распознавания кодов и их дальнейшего поиска в архиве организации. Крупные компании для сканирования и организации электронных архивов используют современные потоковые сканеры с автоподачей, которые могут сканировать за день несколько тысяч бумаг различного формата.
При большом документообороте без процедуры штрихкодирования обойтись практически невозможно. Многие системы, предназначенные для работы с электронными архивами, позволяют легко отыскать необходимую деловую бумагу, просматривать ее, редактировать, распечатывать и сохранять. Есть возможность поиска по ключевым словам из текстов нужных документов.
