Возможности электронного архива определяются не только возможностями хранения и доступа к документам, но и их систематизацией, то есть структурированием и созданием промежуточных связок.
Основные свойства электронного архива :
- Надёжность хранения;
- Безопасность хранения;
- Резервирование данных;
- Достаточный объём для развития архива;
- Систематизация документов по отдельным клиентским хранилищам;
- Систематизация по назначению документов, их дате и другим параметрам, то есть обеспечение полного справочно-поискового аппарата;
- Возможность размещения информации и её извлечения в реальном времени;
- Возможность работы нескольких пользователей в один момент времени;
- Режим работы, отвечающий всем потребностям пользователей архива;
- Систематизация документов на этапе регистрации;
- Автоматическое индексирование и рубрикация (систематизация по разделам) документов;
- Возможность уточнять систематизацию по версионности документов (особенно важно для хранилищ кода ЭВМ и научных статей);
- «Прозрачное» управление документами в разных форматах;
- Быстрый поиск документов по данным их систематизации;
- Реализация электронной цифровой подписи;
- Привязка документов к принятой систематизации и номенклатуре;
- Автоматический контроль сроков хранения документов;
- Сохранение и актуализация данных об оригиналах и их расположении;
- Запись данных об обращениях к архиву.
Что определяет систематизация?
Как видите, основные пункты, определяющие отличия одного электронного архива от другого касаются не физического уровня организации (в т.ч. срока службы носителей или их надёжности), а именно логической структуры систематизации документов. По сути, систематизация определяет то, насколько архив соответствует задачам пользователей.
Возможности систематизации в электронном архиве
В отличие от физических архивов, где документ всегда существует только в одном месте, электронные версии могут наполняться копиями и виртуальными копиями документов, то есть позволяют вводить более сложные, нежели линейные, системы классификации и систематизации. Возможно использование нечётких параметров, а также предварительные расчёты моделей структуры, то есть обмен машинной памяти на время пользователей и наоборот.
