Систематизация документов в электронном архиве

a1a20f30b62bce7ec0dbfdd65fe35c06-3225245

Возможности электронного архива определяются не только возможностями хранения и доступа к документам, но и их систематизацией, то есть структурированием и созданием промежуточных связок.

Основные свойства электронного архива :

  • Надёжность хранения;
  • Безопасность хранения;
  • Резервирование данных;
  • Достаточный объём для развития архива;
  • Систематизация документов по отдельным клиентским хранилищам;
  • Систематизация по назначению документов, их дате и другим параметрам, то есть обеспечение полного справочно-поискового аппарата;
  • Возможность размещения информации и её извлечения в реальном времени;
  • Возможность работы нескольких пользователей в один момент времени;
  • Режим работы, отвечающий всем потребностям пользователей архива;
  • Систематизация документов на этапе регистрации;
  • Автоматическое индексирование и рубрикация (систематизация по разделам) документов;
  • Возможность уточнять систематизацию по версионности документов (особенно важно для хранилищ кода ЭВМ и научных статей);
  • «Прозрачное» управление документами в разных форматах;
  • Быстрый поиск документов по данным их систематизации;
  • Реализация электронной цифровой подписи;
  • Привязка документов к принятой систематизации и номенклатуре;
  • Автоматический контроль сроков хранения документов;
  • Сохранение и актуализация данных об оригиналах и их расположении;
  • Запись данных об обращениях к архиву.

Что определяет систематизация?

Как видите, основные пункты, определяющие отличия одного электронного архива от другого касаются не физического уровня организации (в т.ч. срока службы носителей или их надёжности), а именно логической структуры систематизации документов. По сути, систематизация определяет то, насколько архив соответствует задачам пользователей.

Возможности систематизации в электронном архиве

В отличие от физических архивов, где документ всегда существует только в одном месте, электронные версии могут наполняться копиями и виртуальными копиями документов, то есть позволяют вводить более сложные, нежели линейные, системы классификации и систематизации. Возможно использование нечётких параметров, а также предварительные расчёты моделей структуры, то есть обмен машинной памяти на время пользователей и наоборот.

    Оставить заявку