Систематизация документов в электронном архиве

Возможности электронного архива определяются не только возможностями хранения и доступа к документам, но и их систематизацией, то есть структурированием и созданием промежуточных связок.

Основные свойства электронного архива :

• Надёжность хранения;
• Безопасность хранения;
• Резервирование данных;
• Достаточный объём для развития архива;
• Систематизация документов по отдельным клиентским хранилищам;
• Систематизация по назначению документов, их дате и другим параметрам, то есть обеспечение полного справочно-поискового аппарата;
• Возможность размещения информации и её извлечения в реальном времени;
• Возможность работы нескольких пользователей в один момент времени;
• Режим работы, отвечающий всем потребностям пользователей архива;
• Систематизация документов на этапе регистрации;
• Автоматическое индексирование и рубрикация (систематизация по разделам) документов;
• Возможность уточнять систематизацию по версионности документов (особенно важно для хранилищ кода ЭВМ и научных статей);
• «Прозрачное» управление документами в разных форматах;
• Быстрый поиск документов по данным их систематизации;
• Реализация электронной цифровой подписи;
• Привязка документов к принятой систематизации и номенклатуре;
• Автоматический контроль сроков хранения документов;
• Сохранение и актуализация данных об оригиналах и их расположении;
• Запись данных об обращениях к архиву.

Что определяет систематизация?

Как видите, основные пункты, определяющие отличия одного электронного архива от другого касаются не физического уровня организации (в т.ч. срока службы носителей или их надёжности), а именно логической структуры систематизации документов. По сути, систематизация определяет то, насколько архив соответствует задачам пользователей.

Возможности систематизации в электронном архиве

В отличие от физических архивов, где документ всегда существует только в одном месте, электронные версии могут наполняться копиями и виртуальными копиями документов, то есть позволяют вводить более сложные, нежели линейные, системы классификации и систематизации. Возможно использование нечётких параметров, а также предварительные расчёты моделей структуры, то есть обмен машинной памяти на время пользователей и наоборот.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru