Сканирование архивов – это первый шаг на пути перевода обычных, бумажных архивов в электронный вид. Для чего необходимо создание электронного архива в современной компании? Для того, чтобы оптимизировать все бизнес-процессы и сделать работу более эффективной: экономия времени каждого сотрудника за счёт быстрого поиска необходимого документа, повышенный уровень безопасности за счёт настроек доступа к архивам, экономия площадей Вашей организации за счёт осуществления возможности перевода Вашего бумажного архива на хранение в стороннюю организацию – вот важнейшие преимущества электронного архива перед обычным.
Так с чего же стоит начать оцифровку документов или, другими словами, сканирование архивов? Прежде всего, с инвентаризации. В большинстве случаев архивные компании включают инвентаризацию архивов в комплекс услуг, связанных со сканированием архивов, но нередко инвентаризация всё же является отдельной услугой. В случае качественно проведённой инвентаризации процесс сканирования архивов займёт гораздо меньше времени. В комплекс услуг архивных компаний, связанных со сканированием архивов, также входят услуги по снятию крепежей, скоб с документов, расшивке папок и прочее. После сканирования архивов специалисты обязаны тщательно сверить бумажные оригиналы документов и получившиеся электронные копии. Заключительным этапом сканирования архивов является систематизация их цифровых копий в существующих на Ваших компьютерах базах данных или непосредственное создание электронного архива документации.
Осуществлять сканирование архивов с целью создания их цифрового аналога необходимо исключительно с помощью профессионального оборудования. Это важно, потому что только профессиональное сканирование архивов позволит избежать Вам большинства ошибок и погрешностей. Документы стандартного формата А4 сканируются на поточных принтерах. А вот неформатные документы, а также ветхие и ценные бумаги оцифровываются вручную на специальном оборудовании, и поручить такую работу возможно только специалистам.
Говоря об оцифровке архивов, сверке электронных копий и бумажных оригиналов стоит уделить особое внимание. Помимо того, что это крайне трудоёмкий процесс, в большинстве случаев он требует специальных навыков. Многие бумажные документы имеют те или иные повреждения, заломы и загибы, печатные символы стираются, а рукописные буквы с большим трудом распознаются компьютерными программами. Особенно тщательно необходимо сверять оригиналы и копии конструкторской документации, в которой используется большое количество специальных знаков и символов (надо заметить, что оцифровка именно конструкторских документов – наиболее сложный процесс, т.к. конструкторские документы в большинстве своём неформатные). После оцифровки документов и проведения сверки, все неточности и различия между бумажными оригиналами и цифровыми копиями устраняются вручную.
Таким образом, можно сделать следующий вывод: учитывая сложность процесса, оцифровку документов лучше всего будет поручить профессионалам.
