Мы работаем:

Пн-Пт: 10:00-18:00, Сб: 10:00-13:30, Вс: выходной

Москва, Дмитровское шоссе д.3 к.1

info@a-centr.ru

Расчет стоимости
Сканирование архивов

Сканирование архивов

Сканирование архивов – это первый шаг на пути перевода обычных, бумажных архивов в электронный видДля чего необходимо создание электронного архива в современной компании? Для того, чтобы оптимизировать все бизнес-процессы и сделать работу более эффективной: экономия времени каждого сотрудника за счёт быстрого поиска необходимого документа, повышенный уровень безопасности за счёт настроек доступа к архивам, экономия площадей Вашей организации за счёт осуществления возможности перевода Вашего бумажного архива на хранение в стороннюю организацию – вот важнейшие преимущества электронного архива перед обычным.

Начало работ по оцифровке документов

Так с чего же стоит начать оцифровку документов или, другими словами, сканирование архивов? Прежде всего, с инвентаризации. В большинстве случаев архивные компании включают инвентаризацию архивов в комплекс услуг, связанных со сканированием архивов, но нередко инвентаризация всё же является отдельной услугой. В случае качественно проведённой инвентаризации процесс сканирования архивов займёт гораздо меньше времени. В комплекс услуг архивных компаний, связанных со сканированием архивов, также входят услуги по снятию крепежей, скоб с документов, расшивке папок и прочее. После сканирования архивов специалисты обязаны тщательно сверить бумажные оригиналы документов и получившиеся электронные копии. Заключительным этапом сканирования архивов является систематизация их цифровых копий в существующих на Ваших компьютерах базах данных или непосредственное создание электронного архива документации.

Оборудование для сканирования

Осуществлять сканирование архивов с целью создания их цифрового аналога необходимо исключительно с помощью профессионального оборудования. Это важно, потому что только профессиональное сканирование архивов позволит избежать Вам большинства ошибок и погрешностей. Документы стандартного формата А4 сканируются на поточных принтерах. А вот неформатные документы, а также ветхие и ценные бумаги оцифровываются вручную на специальном оборудовании, и поручить такую работу возможно только специалистам.

Сложности при сканировании

Говоря об оцифровке архивов, сверке электронных копий и бумажных оригиналов стоит уделить особое внимание. Помимо того, что это крайне трудоёмкий процесс, в большинстве случаев он требует специальных навыков. Многие бумажные документы имеют те или иные повреждения, заломы и загибы, печатные символы стираются, а рукописные буквы с большим трудом распознаются компьютерными программами. Особенно тщательно необходимо сверять оригиналы и копии конструкторской документации, в которой используется большое количество специальных знаков и символов (надо заметить, что оцифровка именно конструкторских документов – наиболее сложный процесс, т.к. конструкторские документы в большинстве своём неформатные). После оцифровки документов и проведения сверки, все неточности и различия между бумажными оригиналами и цифровыми копиями устраняются вручную.

Таким образом, можно сделать следующий вывод: учитывая сложность процесса, оцифровку документов лучше всего будет поручить профессионалам.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru


Три причины выбрать «Архивный Центр»

  • Комплексное решение
    поставленных задач

    Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

  • Профессиональные
    консультации

    Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

  • Опыт работы с иностранными и
    отечественными организациями

    Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Новости
Статьи