Составление архивных описей документов времён Петра I даёт понять, насколько раздроблены были архивы в те годы. Реорганизация государства позволила начать процесс централизации фондов, запустить процесс появления единого органа управления, установить первые стандарты и попытаться создать единый организм из разобщённых систем.
Несмотря на то, что часть архивов стали государственными (что послужило централизации), действительно серьёзная иерархическая система была выстроена много позже, когда появилось требования передачи данных из текущих в подведомственные архивы.
При Петре Первом, в частности, появилась тенденция составления архивных описей. Развитие классовой борьбы породило новый вид занятий - археографию, то есть собирателей архивных документов (в данном конкретном случае - церковных служащих, использующих любые данные для укрепления власти церкви). В условиях межклассовой напряженности архивы становились ценными источниками данных и приобретали неожиданный интерес: правильное составление архивных описей позволяло точно и быстро оценивать имеющиеся ресурсы и проводить необходимые операции.
Именно правильное составление архивных описей и вообще детальная классификация документов позволяла проводить все операции относительно безболезненно (без утери ценных данных), что означало точный учёт всех единиц хранения. К концу «брожения» архивы были точно классифицированы, а документы - распределены по необходимым признакам. С 1717 года появились коллегии, которые заменили многочисленные московские приказы, а в начале 1720 года вышел документ, регулирующий их деятельность, содержащий интереснейшие данные об архивах. В частности, это был первый случай, когда архив отделялся от текущего документооборота канцелярии. Таким образом, было выполнено укрупнение архивов, которое стало первой ступенью к появлению централизованной системы управления и объединения архивов в единую иерархическую систему.
Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Описи дел и документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).
Воспользовавшись услугами нашей компании, любая организация начнет эффективно контролировать делопроизводство. Наши специалисты имеют глубокий и большой опыт в данной сфере.
