После передачи документов в архив на них составляется сдаточная опись, известная также как опись архивных дел – справочник, раскрывающий состав и содержание размещенных на хранение единиц. Именно к нему обращаются приходящие в архив исследователи, на его основе создаются указатели, путеводители, каталоги и т. д.
Выше указанный справочник включает:
Под справочным аппаратом подразумеваются данные, существенно облегчающие работу с документацией: титульный лист, предисловие, стандартное оглавление (содержание), указатели, список сокращений.
На титульном листе значатся название архива, номера и названия архивного фонда и описи, даты внесения в нее документов. Предисловие содержит краткую историю фонда и краткое же описание содержания и состава документов. Причем могут быть составлены как отдельные предисловия к отдельно взятым описям, так и одно общее. В целом справочный аппарат к любой описи архивных дел выполняет ознакомительную функцию, упрощает поиск информации, уточняет смысловое содержание содержащихся в архиве данных.
В процессе деятельности организаций, учреждений и фирм создается документация разного типа: с временным и постоянным сроком хранения, личные дела, научные отчеты и т. д. Соответственно, составляется отдельная опись для каждого вида документов.
Делается это по установленной официальными нормативами форме, обычно в двух экземплярах, дабы один отправить в архив, а второй оставить в организации. Оставшийся на месте описной лист наряду с «собратьями» из других структурных подразделений включается в сводный документ.
В ряде случаев, если опись не отвечает требованиям учета и поиска материалов, может быть организована ее переработка – процедура, в ходе которой происходит уточнение заголовков, дат, повторная систематизация хранящихся в фонде единиц.
При этом прежняя опись архивных дел не уничтожается ни при каких обстоятельствах. Она учитывается как отдельная единица в новом справочнике и со специальной пометкой переносится в его конец, а в справочный аппарат дополнительно включается таблица шифров.
Являясь одновременно справочником и учетным документом, опись несет на себе значительную информационную нагрузку. В то же время от того, насколько квалифицированно и точно она подготовлена, напрямую зависит эффективность предпринимаемых впоследствии поисков всей необходимой информации. Следовательно, качество составления становится определяющим фактором для архивной описи.
