Пожалуй, сложно придумать более эффективное, рациональное и универсальное решение для работы с документами, а также их надежного хранения, чем создание электронной базы данных.
В процессе разработки такой базы каждый документ будет проиндексирован по ключевым запросам, что существенно упрощает в последующем процесс его поиска. Для перевода бумажной документации в электронную необходимо провести предварительное сканирование бумаг, определить их привязку к базе по конкретному адресу, названию, отдельным запросам. Впоследствии резервное копирование баз позволяет сохранить документы даже в случае их утраты.
Преимущества электронных баз данных
-
Компактность. Вся база данных хранится в электронном виде, что исключает необходимость формирования бумажных архивов, выделение места на их содержание и пр.
-
Высокая скорость обработки информации. При необходимости сотрудник компании может быстро найти документ, не покидая рабочего места, провести работу с ним, внести изменения, если того требует регламент и пр.
- Снижение трудозатрат. Думаем, этот пункт очевиден: сотрудникам не нужно тратить время на доставку документов для их согласования - вся работа ведется за компьютером в рабочей сети компании.
В многопользовательской среде электронная база данных - единственный способ осуществления качественного централизованного управления. Базы данных обеспечивают максимальную функциональность в работе.
Ключевые этапы создания баз данных
Создание базы данных - достаточно сложный и длительный процесс, организовать который могут только профильные специалисты, имеющие соответствующий опыт работы. Заказать услугу формирования электронной базы данных в Москве вы можете в компании «Архивный Центр».
Поэтапный процесс создания БД:
-
Ее концептуальное проектирование индивидуально под потребности вашего бизнеса. На данном этапе мы проводим сбор данных, которые необходимо внести в базу, их редактирование. Обязательно учитываются требования клиента к последующей работе с БД.
-
Логическое проектирование БД. Этот этап связан с разработкой будущей структуры базы данных.
-
Физическое проектирование. На данном этапе происходит определение основных особенностей хранения информации в БД, выделение методов доступа к базе пользователями разных уровней.
- Внедрение данных. Этот этап связан с обработкой бумажной документации, ее сканированием, внесением информации в базы данных на физическом уровне.
Более подробно познакомиться с услугой компании «Архивный Центр» вы можете непосредственно в нашем офисе или связаться с менеджерами центра по телефону +7 (495) 920-82-91.
