Своевременное списание архивных документов и их уничтожение представляются необходимыми мерами для содержания документации предприятия в порядке.
Установлена общая схема уничтожения бумажной документации и документов на электронном носителе. Утилизировать необходимо потерявшие научно-практическую и историческую значимость документы, срок хранения которых истек. Проводится экспертиза ценности документов, после которой составляется акт с перечнем выделенных к уничтожению документов.
В некоторых случаях срок хранения документов может быть продлён, тогда как сокращать время хранения ни в коем случае нельзя. В акте на уничтожение фигурировать могут дела только в том случае, если их срок хранения истёк к первому января года, в котором происходит составление акта. Таким образом, если дело 2017 года имеет пятилетний срок хранения, вписать его в акт на уничтожение можно будет не раньше 2023 года.
Акт о выделении к уничтожению подписывается членами экспертной комиссии, которая вела экспертизу ценности документов, и заверяется руководителем организации. Для уничтожения документы перенаправляются в специальную организацию — например, в Архивный Центр. Документы сопровождаются накладной с указанием количества дел и веса.
Заметим, что отбор дел для внесения в акт на уничтожение согласно правилам проводится с полистным просмотром. Времени потребуется немало, но это позволит свести к минимуму вероятность случайной утилизации важных документов. Квалифицированные архивисты и документоведы Архивного Центра выполнят списание архивных документов и подготовят необходимые сопроводительные бумаги. В акте об уничтожении документов обязательно будет присутствовать фраза: «Документы уничтожены (измельчены, сожжены) в нашем присутствии полностью».
Исключительную важность имеет соблюдение всех правил при уничтожении документов. Архивный Центр обеспечивает грамотную утилизацию документов на промышленном шредере и тем самым обеспечивает безопасность работы компании: информация в третьи руки не попадёт.
