Центр обработки документов представляет собой комплекс серверного и технического оборудования, а также различных программных обеспечений и предназначается для оптимизации делопроизводства, документооборота и прочих бизнес-процессов.
В настоящее время для многих крупных организаций и предприятий создание центра обработки документов становится необходимостью. Когда делопроизводство и документооборот компании становятся слишком масштабными, в организациях открываются собственные отделы по обработке документов. Сотрудникам такого отдела поручается выполнять все процессы, связанные с систематизацией документов, каталогизацией, ведением электронных баз данных и цифровых архивов. Конечно же, решив создать центр обработки документов в своей компании, стоит досконально изучить экономическую сторону вопроса: возможно, привлечение сторонних специалистов для периодической обработки документов будет менее затратно и более продуктивно.
Сотрудникам отдела обработки документов вменяется в обязанности текущее управление документацией фирмы, т.е. пополнение уже существующих архивов, ведение уже существующих баз данных, работа с уже настроенными и опробованными программами.
Разумеется, создание центра обработки документов должно быть поручено профессионалам, ведь это - дорогостоящий, технически сложный, длительный и кропотливый процесс. Перед созданием в своей организации собственного центра обработки документов необходимо решить все существующие проблемы, связанные с документооборотом, а именно – провести его оптимизацию (проанализировать документацию, создать или улучшить бумажные и электронные архивы, настроить специализированные компьютерные программы, провести экспертизу документов и т.д.). Только после этого становится возможным приобретение специализированного оборудования. И уже конечным этапом является структурирование всей работы центра обработки документов, а также открытие новых вакансий и распределение обязанностей.
Наши специалисты имеют многолетний опыт архивной деятельности.
Этот опыт оказывает помощь в управлении проектами, и обеспечивает плавный переход от бумажных форм документов к электронным.
