Уничтожение документов с истекшими сроками хранения - важнейший элемент работы с архивом. Конечным этапом всегда является наличие акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения является необходимым элементом работы с документацией в любом архиве. В первую очередь, данная процедура лимитируется законодательными нормами, относящимися к архивному делу. Но, в то же время, она необходима и для нормального функционирования архива каждой организации.
Такой процесс, как уничтожение документов с истекшим сроком хранения, должен проводиться строго в соответствии с определенными правилами. После проведения инвентаризации архива выявляется точное количество документации, которую необходимо ликвидировать. Затем ответственный сотрудник архива оформляет положенные документы и отправляет бумаги на утилизацию.
В зависимости от пожеланий руководителей или сотрудников архивной службы организации, уничтожение документов с истекшими срокам хранения возможно производить несколькими способами. Если документы размещены на бумажных носителях, то существует три основных варианта:
В том случае, если документы размещены на электронных носителях, существуют специализированные программы, позволяющие быстро удалить необходимую информацию.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения должно быть документально зафиксировано Актом. В дальнейшем это поможет избежать путаницы при работе с архивной документацией. К тому же, грамотное оформление необходимых бумаг обезопасит организацию от возникновения проблем различного рода в ходе разнообразных проверок вышестоящими организациями.
Как и любая процедура, связанная с ведением архива, уничтожение документов с истекшими сроками хранения обладает рядом специфических особенностей: правильное оформление, соблюдение конфиденциальности, выбор оптимального способа утилизации. Именно поэтому, в случае возникновения различных вопросов, мы рекомендуем Вам, обращаться к профессионалам архивного дела!
