В комплектовании архивного фонда Российской Федерации огромной значение имеют архивы предприятий, обязательные структурные подразделения компаний. Проверять работу архивов организаций может и налоговая инспекция, и пенсионный фонд РФ. Кроме того, законом об архивном деле устанавливается ответственность за нарушения правил ведения архива. Вот почему руководителю стоит узнать мнение специалистов по архивному делу о работе архива компании до того, как грянут проверки. Анализ работы архива организации, выполненный сотрудниками Архивного Центра, позволит своевременно принять меры по приведению работы архива предприятия в соответствие нормам действующего законодательства.
Анализ работы архива организации осуществляется с чётким пониманием правил хранения документов в архиве и функций архивариуса. На последнего возлагается не только наполнение архива документами, обеспечение сохранности архивной документации и ее учёта, но и оформление справочного аппарата к единицам архива, подготовка документов к передаче для постоянного хранения.
В крупных организациях архивариус проводит мероприятия для работников архива с целью повышения квалификации сотрудников, проверяет грамотность оформления дел и помогает структурным подразделениям в работе с документами. Так, архивариус следит за соблюдением регламента выдачи документов: для внутреннего пользования документы из архива выдаются на срок не более одного месяца. В случае с выдачей другой организации срок увеличивается до трёх месяцев.
Составление акта о не обнаружении дела, замена копиями утраченных подлинников, оформление акта об ошибках, недочётах, акта-передачи документов в государственный архив — эти и другие операции требуют от архивариуса наличия профильного образования и высокой квалификации.
Менеджмент архивного дела, налаженный внутри компании, однако, часто оставляет желать лучшего. Недостаточно серьёзное отношение наблюдается к сохранности документов, что чревато хищением и порчей архивных единиц.
Анализ работы архива организации, проведенный нами, позволит выявить непроработанные аспекты ведения архива, получить ценные рекомендации по совершенствованию менеджмента архивного дела на предприятии, наладить с учётом рекомендаций работу архива предприятия наиболее эффективным образом.
