Согласно действующему российскому законодательству, не только государственные, но и независимые от государства (коммерческие, общественные и др.) организации и учреждения должны сдавать определенную документацию в государственные и муниципальные архивы после истечения установленного срока ее хранения. Однако указанная документация сдается в архивы не просто так, а с приложением к ней должным образом оформленной описи, которая впоследствии играет роль «путеводителя» по документам. Окончательное утверждение описи производится в архиве.
Как сами документы так и опись к ним проходят большое количество согласований, а в случае необходимости и изменений, еще до того как покинут пределы организации. Описи дел составляются ответственными работниками. Утверждение описи производится руководителем структурного подразделения организации или учреждения. Для передачи в государственный архив необходимо утверждение описи руководителем организации или учреждения, а также утверждение ее специальной архивной комиссии.
Таким образом, утверждение описи в государственном или муниципальном архиве это довольно сложная процедура.
Основные проблемы кроются в мелочах, касающихся деталей оформления документов и составления описи. Если в силу неправильного оформления опись не будет утверждена в государственном или муниципальном архиве, то ее придется переделывать, что выливается в дополнительные траты времени и нервов. Что касается документов, то их правильное оформление сотрудниками организации не имеет альтернатив, так как иная ситуация грозит организации очень серьезными проблемами не только с архивами, но и с контролирующими органами.
Однако, при условии правильного оформления документов, задачу по составлению (либо редактированию) описи, равно как и задачу по утверждению описи в государственном или муниципальном архиве вполне можно доверить профессионалам со стороны. Для многих небольших организаций это выгоднее чем составлять ее самостоятельно, так как экономит значительное количество времени работы сотрудников, что при их скромном количестве является значимым фактором.
Специалисты хорошо разбираются в том, каким образом гарантировать утверждение описи с учетом ее специфики, требований действующего законодательства и особенностей работы отдельных архивов (государственных и муниципальных). Ваши сотрудники могут хорошо разбираться в своей специальности, но это не делает их знатоками очень специфического архивного дела, тем более, если небольшой размер организации лишает их возможности частой практики в составлении описей.
