Архивное (внеофисное) хранение дел обеспечивает массу преимуществ перед созданием внутреннего архивного отдела:
Внеофисное архивное хранение дел позволяет существенно экономить. Большой спрос на архивные услуги определяет достаточно низкую среднюю стоимость услуг: как правило, это существенно выгоднее, чем арендовать помещение под собственный архив. Кроме того, вам не придётся решать множество вопросов, связанных именно с помещением, включая обеспечение надлежащей среды (микроклимата), а также общение с представителями различных инстанций - от санитарно-эпидемиологических служб до пожарной инспекции.
Архивное (внеофисное) хранение дел не требует найма дополнительного персонала. Это означает, что вам не придётся искать новых служащих, заниматься их обучением или перераспределять обязанности в коллективе. Кроме того, вам никогда не нужно будет беспокоиться об обеспечении информационной безопасности во вновь создаваемом отделе, а также благонадёжности сотрудников.
Архивное (внеофисное) хранение дел - это высочайшая конфиденциальность. Ваши документы пакуются в коробки (которые могут быть опломбированы в случае необходимости), на которые наносится только штрих-код. Таким образом, идентифицировать, чьи именно документы находятся в случайно выбранной коробке на складе представляется весьма затруднительным. Важно и то, что если в офисе документы (при определённом желании) могут быть доступны практически каждому, то в внеофисное архивное хранение надёжно защищает от любого вмешательства третьих лиц. Важен и тот аспект, что некоторые документы, представляющие особую ценность, могут быть похищены из офиса - но не из сторонней архивной компании. К примеру, наши склады находятся под постоянной вооруженной охраной.
Архивное (внеофисное) хранение дел обеспечивает быстрый доступ к нужным документам. Вы можете получить нужный вам документ через несколько минут после запроса и уточнения правомерности выдачи вам бумаг.
Архивное хранение дел исключает потерю каких-либо документов: система организована таким образом, что это просто невозможно, в отличие от большинства внутренних архивных отделов компаний.
