Вопрос-ответ

Что такое архивный фонд личного происхождения?

Архивный фонд личного происхождения – фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица семьи или рода. Фонды личного происхождения хранятся в федеральных и местных госархивах, в архивах учреждений Академии наук и в ряде других ведомственных архивов. В основе комплектования архивного фонда личного происхождения лежит признак происхождения (фонд сложился в процессе деятельности лица). Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп. Главные из них: личные документы, документы, созданные фондообразователем (научные, творческие и др.), переписка (деловая и личная), могут быть документы, собранные данным лицом (коллекции).

Что такое внеофисное хранение документов?

Внеофисное хранение документов - это новый вид архивных услуг, получивший широкое распространение в мире и с недавних пор активно начавший развиваться в России. Суть его заключается в передаче документов на хранение специализирующейся на этом компании.

Правда ли, что все приказы по личному составу должны храниться 75 лет?

Это не совсем так. Действительно, часть приказов по личному составу, причем небольшая, посвящена вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должности, премирование работников. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем большая часть приказов по личному составу отражает оперативные вопросы деятельности работников: приказы по командировкам, отпускам, дежурствам и т.п. Данные виды приказов хранятся 5 лет.

В коммерческой организации сменился руководитель. У нового руководителя при ознакомлении со сложившейся постановкой делопроизводства в фирме возник вопрос: Кто имеет право утверждать «Акт о выделении документов к уничтожению»?

После рассмотрения проекта Акта экспертной комиссией (ЭК) данной организации только руководитель юридического лица или лицо, замещающее его в установленном порядке, имеет право утверждать данный документ. К сожалению, данное правило достаточно часто нарушается, и нередко данные акты неправомерно утверждаются бухгалтером или заведующим архивом. При этом уничтожается не просто «бумага», а информация о деятельности организации, за что несет ответственность только руководитель юридического лица. Поэтому акты, утвержденные лицами, не имеющими на это должностных полномочий, любой проверкой могут быть признаны незаконными, а уничтожение документов может быть расценено как сознательное уничтожение информации, влекущее за собой сокрытие материального ущерба, т.е. уголовно наказуемо.