Мы работаем:

Пн-Пт: 10:00-18:00, Сб: 10:00-13:30, Вс: выходной

Москва, Дмитровское шоссе д.3 к.1

info@a-centr.ru

Расчет стоимости
Акт об уничтожении документов

Акт об уничтожении документов

В последнее время мы часто сталкиваемся со следующий проблемой как отразить факт уничтожения документов на бумаге. Отвечая на этот вопрос, мы хотели рассказать о двух актах, близких по названию, но таких разных по своему назначению:

  • Акт уничтожения документов с истекшими сроками хранения;
  • Акт об уничтожении документов.

Уничтожение документации

А в чем собственно разница?

Акт уничтожения документов с истекшими сроками хранения составляется с целью уничтожить документы с истекшими сроками хранения. Чтоб составить такой акт об уничтожении нужно провести ряд процедур.

  • Просмотреть все документы полистно;
  • Отобрать из просмотренных, те документы сроки которые истекли;
  • Составить черновой вариант акта уничтожения документов с истекшими сроками хранения;
  • Утвердить этот акт об уничтожении у руководителя;
  • Вывезти и утилизировать документы;
  • По факту утилизации составить акт об уничтожении документов.

А зачем делать именно такой акт об уничтожении?

Налоговое законодательство устанавливает следующие сроки хранения  - согласно п.8 ст.23 НК РФ на налогоплательщиков возлагается обязанность по обеспечению сохранности документов (в том числе и первичных оправдательных), необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги, в течение четырех лет. При этом  законодательство о бухгалтерском учёте  указывает , что срок хранения документов должен составлять не менее пяти лет. Далее можно составить акт  об уничтожении документов.

Из этого следует что:

Документы срок хранения которых не истек, нельзя просто взять без просмотра выкинуть или уничтожить.

  • Их надо обязательно просмотреть;
  • Определить срок хранения;
  • Составить акт уничтожения документов с истекшими сроками хранения;
  • Утилизировать;
  • Составить акт об уничтожении документов.

 Как строим работу мы

При организации и проведении работы по составлению акта об уничтожении документов с истекшими сроками хранения мы руководствуемся соответствующей нормативно-правовой базой и накопленным многолетним опытом.

  1. Мы полистно смотрим все документы. Так как заголовки на папках могут не совпадать с содержимым.
  2. Отбираем документы сроки которых истекли.
  3. Готовим черновой вариант акта об уничтожении документов с истекшими сроками хранения и высылаем заказчику на предварительный просмотр.
  4. Оперативно вывозим документы на утилизацию.
  5. Выдаём акт об уничтожении документов.

А что должно предшествовать уничтожению

Как мы уже говорили ранее, просматриваются все документы. Но не все уничтожаются. Чтобы не выкинуть документы которые хранятся более 5 лет на них надо делать описи с определением сроков хранения..

  • Опись дел по личному составу;
  • Опись документов постоянного хранения (не для всех организаций);
  • Опись документов срок хранения которых не истек.

Только после утверждения описей организации разрешается  составить акт об  уничтожении документов с истекшими сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям. Уничтожение документов обязательно оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

А зачем делать опись?

Здесь все очень просто, основная причина в том, что если вы уничтожите документы, восстановить их уже нельзя, а в случае если у вас будет опись со сроками хранения документов, то возможность выкинуть не те документы крайне мала.

Отобранные к уничтожению, и включенные в акты документы, передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Акт об уничтожении документов 

Это второй вариант акта который составляется в определённых случаях. Давайте рассмотрим в каких:

  1. Документы уже отобраны к уничтожению, есть утверждённый руководителем акт. Вам просто надо вывезти и утилизировать документы и составить акт об этом.
  2. Просто нужно вывезти не нужные бумаги. Анкеты, опросники, рекламные брошюры  и т.д.

Что отражается в таком акте.

  • Вес уничтоженных документов;
  • Дата;
  • Какой организации документы.

Как вы видите из этого списка. в данном акте не отраженно что за документы уничтожены, Так как они не были просмотрены теми, кто эти документы уничтожает. Именно и это есть главное отличие двух похожих по названию актов, но таких разных по своей природе.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru


Три причины выбрать «Архивный Центр»

  • Комплексное решение
    поставленных задач

    Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

  • Профессиональные
    консультации

    Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

  • Опыт работы с иностранными и
    отечественными организациями

    Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Новости
Статьи