Мы работаем:

Пн-Пт: 10:00-18:00, Сб: 10:00-13:30, Вс: выходной

Москва, Дмитровское шоссе д.3 к.1

info@a-centr.ru

Расчет стоимости
Архивное хранение дел в электронных архивах

Архивное хранение дел в электронных архивах

Для ряда компаний, архив которых является основным рабочим инструментом (то есть именно от архивного хранения дел зависит основная деятельность компании), а также для многих других, документы которых имеют важное значение в бизнес-процессах, при переходе к электронной форме хранения уместно использование электронные архивы.

Электронный архив

Электронный архив - это обобщённое название систем хранения и классифицирования электронных документов любого типа. В принципе, рассматривая понятие в более широком смысле, этот сайт также можно считать примером электронного архива. Однако более частое употребление термина относится именно к сфере специализированных коллекций документов. К примеру, в последние годы всё больше и больше компаний разворачивает проекты по созданию научно-справочной базы для обмена опытом и обучения сотрудников на базе интранета организаций или же закрытого для всех, кроме сотрудников, веб-решения.

Хранение дел в электроном архиве

Фактически, любой электронный архив можно рассматривать как частный случай электронной библиотеки, однако практическое отличие электронной библиотеки от электронного архива заключается в механиках доступа к документам и динамичности системы. Архив в большинстве ситуаций - это статичная система, в которую документы попадают для хранения, а не для дальнейшей обработки. При возникновения необходимости архивное хранение дел позволяет получить аналитические обзоры тех или иных данных или же найти конкретный документ. С другой стороны, электронные библиотеки - это, по сути, не базы данных, а базы знаний. В них более важна связь между единицами информации и возможность внести нужные данные с любого уровня инфраструктуры. По сути, электронные библиотеки организаций представляют собой инструменты для обеспечения рабочего процесса над множеством документов и архивного хранения дел после их оформления.

Работа с электронной библиотекой

Работа с электронной библиотекой требует не просто обучения нескольких сотрудников (как это происходит с электронным архивом), а внедрения новой культуры работы или, если угодно, использования модифицированных бизнес-процессов. На практике это означает определённый уровень знаний каждого заинтересованного сотрудника и определённый уровень дисциплины, гарантирующий эффективность использования решения. В противном случае область применения электронной библиотеки сужается до уровня работы архивного отдела и она, как показывает практика, начинает использоваться исключительно для архивного хранения дел.

Основные преимущества электронного архива включают в себя:

  1. Эффективное управления данными электронного архива за счет интеграции с другими пользовательскими программами (1С, SAP и.т.д.)
  2. Компания получает более доступное управление административными процессами, достигнутое путем сканирования бумажных документов и ввода их в электронный архив
  3. Для улучшения обслуживания клиентов можно сократить затраты администрирования, электронный архив также можно вести удалённо.
  4. Очень важные данные о бизнесе можно дополнительно архивировать на любые электронные носители.
  5. Таким образом, общее время на обработку документов может быть сокращено и большая часть работы с бумагой может быть устранена.

Почему электронный архив лучше создавать с профессионалами

Наши специалисты имеют многолетний опыт внедрения электронного архива в различных сферах: фармацевтической, нефтехимической транспортной, строительной, машиностроения, банковской, страховых компаний.Этот опыт оказывает помощь в управлении проектами, и обеспечивает плавный переход от бумажных форм документов к электронным.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru


Три причины выбрать «Архивный Центр»

  • Комплексное решение
    поставленных задач

    Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

  • Профессиональные
    консультации

    Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

  • Опыт работы с иностранными и
    отечественными организациями

    Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Новости
Статьи