Современный объем документооборота делает офисное хранение документации затратным и неудобным. Помимо использования значительных площадей, оно повышает риск утечки данных, особенно из достаточно крупных фирм с большим штатом. Офисный архив ввиду громоздкости и недостаточной структурированности может доставлять неудобства пользования и требовать затрат на обслуживание (штатных делопроизводителей) и обеспечение безопасности информации (охрану).
Это тем более неприемлемо, когда большой процент деловой документации потерял актуальность. Эти вопросы быстро решаются передачей на аутсорсинг архива предприятия – на внеофисное хранение и/или обслуживание.
Предупреждая опасения многих руководителей, предполагающих утечку, утрату переданных на обработку документов, отметим, что предоставляющие аутсорсинг архива специализированные компании имеют надежные хранилища, обеспечивающие и безопасность, и сохранность фондов. Для большей надежности короба с делами можно опломбировать и хранить в отдельных ячейках/боксах.
А затребовать документацию из хранилищ по предварительной заявке либо же договориться о подборке и предоставлении электронных документов, хранящихся в стороннем электронном архиве.
Аутсорсинг архива предусматривает и обслуживание, хранение электронных документов. Огромное количество разнообразных платформ (европейских, американских) используются специализированными компаниями как хранилища, что позволяет и освободить компьютеры предприятия-заказчика услуги от нагрузки, и обеспечить при необходимости быстрое пополнение такого хранилища или извлечение нужных файлов (присылаются по спецканалам).
Услуга аутсорсинга электронного архива может использоваться с разными целями:
Для крупных компаний с сетью филиалов эта услуга – настоящая находка, поскольку позволяет удаленно пользоваться нужной информацией без риска утери, искажения данных или повреждения фондов.
