На любом предприятии, ведущем активную деятельность, с каждым месяцем увеличивается объем бумажной документации, для хранения которой со временем приходится выделять специальное помещение и даже нанимать архивариуса.
С момента внедрения современных цифровых технологий в делопроизводство деловые бумаги стали постепенно переводиться из документарной в электронную форму. В конечном итоге, у крупного предприятия рано или поздно становится вопрос об упорядочивании всей документации.
Для этого предусмотрено создание цифрового архива, являющегося необходимым условием эффективного ведения дел каждого предприятия.
Цифровой архив имеет ряд бесспорных преимуществ перед привычными способами хранения деловых бумаг. В связи со сложным доступом к архивным материалам значительно возрастает время, затрачиваемое на их поиск в хранилище, что является прямым следствием временных задержек в рабочем процессе.
Поэтому самое эффективное решение данной проблемы на сегодняшний день заключается в переводе всех имеющихся на фирме документов в электронную форму при помощи сканера и создание электронногоархива наряду с традиционными способами хранения документации.
Организация электронного архива позволит оперативно осуществлять тематические запросы, а также выполнять поиск документов по их содержанию. Цифровой архив позволяет осуществить быстрый доступ к материалам из географически отдаленных филиалов и подразделений, что дает возможность экономить рабочее время. Кроме того, создание электронного архива значительно сокращает трудовые расходы на обработку конкретных запросов, а также выдачу необходимых документов.
Возможности цифровых архивов намного шире,чем хранение и поиск нужных материалов. Как правило, на предприятии существует документация, доступ к которой строго ограничен.Требования к секретности намного проще выполнить в случае, когда документы хранятся в цифровом архиве.
С помощью внедренной электронной документарной базы администратор может наделять правами доступа к документам те или иные службы. При этом информация, которой должны владеть исключительно руководители предприятия или отдельные службы, будет доступна только им. Остальным же сотрудникам сделать это будет невозможно. Таким образом, право изучать секретные архивы будет только у избранного персонала.
Еще один важный момент заключается в сохранности архивов. Бумажные носители со временем стареют, чернила на документах блекнут, а неожиданное воздействие агрессивной среды может попросту их мгновенно уничтожить. Цифровой архив имеет несколько резервных копий на случай возникновения форс-мажорных обстоятельств, а при обычном хранении с цифровыми данными произойти ничего не может априори.
