Автоматизация архива

Следует понимать, что автоматизация архивов всех организаций – это будущее, к которому надо стремиться. Если выполняется автоматизация архивов, то это дает массу плюсов и ни одного минуса. В частности после перевода архива организации в электронный вид не требуется никаких шредеров для уничтожения документов. Срок хранения которых закончился, не нужно переплетать огромные папки, которые заполняют огромные пространства архивных хранилищ. Нет нужды перевозить сам архив при тех или иных обстоятельствах.

Для чего нужна автоматизация архива?

Автоматизация архива максимально упрощает выполнение операций:

• сдачи документов в архив;
• архивной обработки документов, предоставленных на хранение;
• списания документов и составления акта на списание;
• экспертной оценки важности документов и пр.

Если вы понимаете рутинность всех архивных операций, если вам не нравится скорость архивной обработки при поиске в архиве нужной информации, то следует изначально приложить усилия и перевести все архивные документы в электронный вид.

Переводим в электронный вид

Автоматизация архива предполагает перевод документов, имеющихся изначально на бумажном носителе в графический формат PDF, JPG или TIFF. Затем этот материал будет храниться в хорошо структурированном виде в БД. Перевод документов в электронный вид несложен, требуется современный сканер, который выполняет сканирование с достаточно большой скоростью. Кроме плюсов в виде очень надежного хранения и практически моментального поиска, у электронной БД имеется немаловажная сторона сокращения затрат администрирования. Также предприятие, которому нужны данные БД, может обратиться за необходимой информацией через удаленный доступ.

Удалённый доступ

Тем самым удобство управления данными практически идеальное. Даже для большого объема документооборота. Кроме того, для надежности, если вы хотите получить еще большую уверенность, важные данные в электронном графическом виде можно хранить дополнительно на любом электронном носителе. Важно также то, что любой материал из БД может быть интегрирован в различные пользовательские программы, такие как 1С и др. При автоматизации архива ответственное лицо, имеет возможность постепенно сканировать и размещать в базе документы, задавая им те или иные атрибуты хранения.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru