Акт утилизации документов

Служебные руководства и инструкции зачастую ошибочно относятся к категории документов, не требующих специального обращения. Обращаем внимание, что неверно проведённое уничтожение или утилизация без предварительного шредирования - это серьёзная угроза для вашей компании.

Пример ошибки при утилизации

Рассмотрим пример классического руководства, объясняющего сотрудникам, как работать с той или иной программой, используемой только на данном конкретном предприятии. Скорее всего, оно содержит иллюстрации с изображениями экрана компьютера, показывающими каким именно образом и в какой последовательности пользователь должен выполнять действия. Злоумышленник получает следующую информацию:

• Какой тип доступа используется в системе (пароль, идентификация по аппаратному ключу и так далее).
• Каковы обычные шаблоны имени пользователя и пароля.
• Какие данные доступны пользователям.
• Как расположены элементы форм (в последующем диалоге эта информация может быть использована, чтобы создать ощущение, что на том конце провода работают с аналогичной системой).
• Какие используются сообщения об ошибках, и при каких действиях (что даёт возможность выдать себя за системного администратора или наивного пользователя).

Часто скриншоты обладают и дополнительной информацией, в частности, содержат данные о системе того, кто их делал. Один только список процессов способен дать огромное количество информации для злоумышленника: это покажет, какие именно уязвимости в какой операционной системе и на каком конкретно ПО следует искать.

Получение подтверждения утилизации документов

Все данные, получаемые из технических руководств впоследствии могут быть использованы для введения в заблуждение ваших специалистов. Таким образом, правильное уничтожение подобных документов и контроль за их распространением - это одна из задач обеспечения безопасности. При списании документов руководству обязательно следует получать акт утилизации документов, выдаваемый архивной компанией - в противном случае они могут попасть в третьи руки. Именно акт утилизации документов является подтверждением того, что они были надлежащим образом уничтожены.

Отметим, что в конце 90-х была целая волна взломов корпоративных сетей, связанная именно с получением информации из руководств и технической документации. Особую ценность представляли не только данные о ПО, но и введённые в поля настройки, в частности, сетевые адреса и телефоны и не «затёртые» в инструкциях.

Грамотная утилизация документов и акт утилизации документов - позволит Вам избежать много лишних вопросов

Акт утилизации

Факт уничтожения документов оформляется актом утилизации. Он составляется в произвольной форме, при этом обязательно указываются состав комиссии, проводившей утилизацию документов, дата совершения действия, акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации, которая занималась уничтожением.
В акте обязательно указывается следующая фраза: «Документы уничтожены (измельчены, сожжены) в нашем присутствии полностью».

Если документы на утилизацию были переданы на уничтожение сторонней организации, то от нее нужно получить:

• накладную о передаче документов (она оформляется в момент их передачи);
• акт об уничтожении документов, который вы сможете получить позже, после их фактического уничтожения.

Вывоз и уничтожение документов

Наша компания осуществляет вывоз и конфиденциальное уничтожение документов, включая погрузку и транспортные услуги. Утилизация (уничтожение) документов осуществляется на промышленном шредере практически в неограниченных масштабах. Услуга по вывозу и уничтожению документов включает в себя конфиденциальное уничтожение документов, погрузку-разгрузку и транспортные услуги, составление акта об уничтожение документов.