Создание электронного архива

Электронный архив – это не просто папка с отсканированными документами на компьютере у секретаря. Электронный архив – это простая и удобная система обработки и хранения привычных вам документов в электронном виде.

Доступ к информации

Вы можете создать электронный архив у себя на предприятии и обеспечить доступ к нему всех сотрудников для добавления новой информации. Или же вы можете воспользоваться услугами архивного центра, специалисты которого возьмут на себя все заботы по созданию и ведению архива ваших документов.

Почему стоит хранить документы в электронном архиве?

  • Строгие правила хранения: документы невозможно удалить или изменить, существует только одна единственно верная копия каждого документа;
  • Архивы имеют строго упорядоченную структуру, за сохранением которой следит администратор;
  • Своевременное актуальное наполнение. Каждый новый подписанный договор или приказ будет в кратчайшие сроки помещен в архив.

Специальные знания

Создание электронного архива документов требует специальных навыков и знаний. Поэтому вам лучше всего будет обратиться в специализированную компанию. Квалифицированные сотрудники создадут архив быстро, точно, качественно и без ущерба рабочему процессу. Вам не придется нести дополнительные затраты на покупку дорогостоящей техники и программного обеспечения.

Этапы создания электронного архива:

  1. Собирается общая информация о структуре компании, документах для архивации. Определяется степень подготовленности сотрудников и уровень их доступа к документам. Определяется будущая структура архива и степень взаимосвязи документов в нем.
  2. Устанавливается и настраивается система электронного архива документов. Настраивается специальное оборудование для ввода и защищенного хранения: сканеры, серверы, рабочие станции обработки документов и т.д.
  3. Система наполняется. Это самый трудоемкий этап, требующий максимальных временных затрат. Именно поэтому его лучше доверить профессионалам.

Наполнение системы также состоит из нескольких шагов:

  • Сканирование документов с последующей обработкой
  • Ввод информации в систему
  • Создание карточки документа, позволяющей быстро его найти.

Хранение в электронном архиве

Сегодня вы можете быть спокойны, сколько бы тонн документов не накопилось у вас на полках. Гигабайты дискового пространства вместят данные о деятельности вашей компании за несколько лет, обеспечив быстрый и удобный доступ к каждому документу. Теперь ни одна, даже самая маленькая платежка не потеряется при переезде, даже самый старый контракт можно будет легко найти и предъявить по требованию.

    Оставить заявку