Электронный архив – это не просто папка с отсканированными документами на компьютере у секретаря. Электронный архив – это простая и удобная система обработки и хранения привычных вам документов в электронном виде.
Доступ к информации
Вы можете создать электронный архив у себя на предприятии и обеспечить доступ к нему всех сотрудников для добавления новой информации. Или же вы можете воспользоваться услугами архивного центра, специалисты которого возьмут на себя все заботы по созданию и ведению архива ваших документов.
Почему стоит хранить документы в электронном архиве?
- Строгие правила хранения: документы невозможно удалить или изменить, существует только одна единственно верная копия каждого документа;
- Архивы имеют строго упорядоченную структуру, за сохранением которой следит администратор;
- Своевременное актуальное наполнение. Каждый новый подписанный договор или приказ будет в кратчайшие сроки помещен в архив.
Специальные знания
Создание электронного архива документов требует специальных навыков и знаний. Поэтому вам лучше всего будет обратиться в специализированную компанию. Квалифицированные сотрудники создадут архив быстро, точно, качественно и без ущерба рабочему процессу. Вам не придется нести дополнительные затраты на покупку дорогостоящей техники и программного обеспечения.
Этапы создания электронного архива:
- Собирается общая информация о структуре компании, документах для архивации. Определяется степень подготовленности сотрудников и уровень их доступа к документам. Определяется будущая структура архива и степень взаимосвязи документов в нем.
- Устанавливается и настраивается система электронного архива документов. Настраивается специальное оборудование для ввода и защищенного хранения: сканеры, серверы, рабочие станции обработки документов и т.д.
- Система наполняется. Это самый трудоемкий этап, требующий максимальных временных затрат. Именно поэтому его лучше доверить профессионалам.
Наполнение системы также состоит из нескольких шагов:
- Сканирование документов с последующей обработкой
- Ввод информации в систему
- Создание карточки документа, позволяющей быстро его найти.
Хранение в электронном архиве
Сегодня вы можете быть спокойны, сколько бы тонн документов не накопилось у вас на полках. Гигабайты дискового пространства вместят данные о деятельности вашей компании за несколько лет, обеспечив быстрый и удобный доступ к каждому документу. Теперь ни одна, даже самая маленькая платежка не потеряется при переезде, даже самый старый контракт можно будет легко найти и предъявить по требованию.
