Услуга ввода предназначена для любой организации, создающей собственный архив электронных документов или уже пользующейся им в работе. Также это услуга актуальна при создании и ведении любых баз данных.
Ввод данных в электронный архив
На этапе создания архива ввод данных является одним из важнейших этапов – отсканированные электронные копии вводятся в архив, верифицируются и заносятся в список документов. В процессе поддержания работоспособности архива он пополняется новыми документами, которые, как и на начальном этапе создания архива, нужно отсканировать, а потом обработать уже в электронном виде.
Как правило
Ввод данных в архив осуществляется с определённой периодичностью на договорной основе – по мере накопления нуждающихся в оцифровке и обработке для ввода в архив документов. При этом вводом занимаются либо сотрудники организации, либо услуга ввода данных предоставляется сторонней компанией – той же, что создавала для организации архив изначально. Последний вариант гораздо удобней и практически исключает возможность ошибок и неточностей во вновь поступающих документах при их обработке.
В каких случаях ещё актуальна это услуга?
- ввод данных в excel;
- ввод данных в базу данных;
- ввод данных в таблицу;
- ввод данных в бухгалтерские и учётные программы;
- ввод данных в любой информационный ресурс.
Как мы проводим ввод данных
Обычно, с компьютера, являющегося частью корпоративной сети или имеющего к ней удалённый защищённый доступ. В этом случае наши сотрудники находятся на территории компании, где производится работы. Второй вариант это полностью удалённый ввод данных. Осуществляется он через интернет с предоставлением ограниченного доступа нашим операторам к программе куда будут вводиться данные. Преимуществом такого варианта является стоимость работ всегда дешевле.
Особенности ввода данных
Услуга ввода данных в уже существующий архив или создаваемую базу данных предполагает тщательную работу с каждым новым документом. Встроить его в систему – значит, определить принадлежность к тому или иному разделу каталога, связи с другими документами, создать точное и емкое описание (карточку документа), которая служит своеобразным паспортом для каждого нового материала, вводимого в базу. Таким образом, ввод данных позволяет не накапливать бумажные документы и в режиме реального времени пополнять архивную базу актуальными материалами. Для этого нужно примерное техническое задание, где отражены параметры ввода. Обычно это поля по которым требуется вводить информацию, но и бывают дополнительные пожелания.
