В последнее время мы часто сталкиваемся со следующей проблемой как отразить факт уничтожения документов на бумаге. Отвечая на этот вопрос, мы хотели рассказать о двух актах, близких по названию, но таких разных по своему назначению:
Акт уничтожения документов с истекшими сроками хранения составляется с целью уничтожить документы с истекшими сроками хранения. Чтоб составить такой акт об уничтожении нужно провести ряд процедур.
Налоговое законодательство устанавливает следующие сроки хранения - согласно п.8 ст.23 НК РФ на налогоплательщиков возлагается обязанность по обеспечению сохранности документов (в том числе и первичных оправдательных), необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги, в течение четырех лет. При этом законодательство о бухгалтерском учёте указывает, что срок хранения документов должен составлять не менее пяти лет. Далее можно составить акт об уничтожении документов.
Документы срок хранения которых не истек, нельзя просто взять без просмотра выкинуть или уничтожить.
При проведении работ по составлению акта об уничтожении документов с истекшими сроками хранения мы руководствуемся соответствующей нормативно-правовой базой и накопленным многолетним опытом.
Как мы уже говорили ранее, просматриваются все документы. Но не все уничтожаются. Чтобы не выкинуть документы, которые хранятся более 5 лет на них надо делать описи с определением сроков хранения.
Только после утверждения описей организации разрешается составить акт об уничтожении документов с истекшими сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям. Уничтожение документов обязательно оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.
Здесь все очень просто, основная причина в том, что если вы уничтожите документы, восстановить их уже нельзя, а в случае если у вас будет опись со сроками хранения документов, то возможность выкинуть не те документы крайне мала.
Отобранные к уничтожению, и включенные в акты документы, передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
Это второй вариант акта который составляется в определённых случаях. Давайте рассмотрим в каких:
Как вы видите из этого списка, в данном акте не отраженно что за документы уничтожены, Так как они не были просмотрены теми, кто эти документы уничтожает. Именно и это есть главное отличие двух похожих по названию актов, но таких разных по своей природе.
