Регламентируемый Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» порядок обработки массива документов организации сложен и часто противоречив. Как правило, обработка документов своими силами сводится лишь к эпизодическим попыткам систематизации документов, распределением их по томам и делам. Даже там, где требования к качеству документооборота жесткие, а от скорости и точности их обработки зависит отсутствие ошибок в, например, бухгалтерии – опись документов и обработка ведется лишь время от времени.
Виной всему – сложность регламента обработки документов, которая лишь усиливается из-за того, что оперативно провести их систематизацию и полноценную экспертизу ценности не представляется возможным.
• Для большинства организаций требуется не только и не столько обработать документы «по отделам», но и обеспечить своевременную обработку бумаг одного вида – будь то входящие письма или чеки кассового аппарата;• Опись – обязательный элемент обработки – частенько откладывается «на потом», в результате чего множество документов либо теряются физически, либо их невозможно найти, поскольку ссылок на них в описи нет;• Документы разного срока хранения обрабатываются одинаково – в результате осложняется и становится крайне трудозатратной экспертиза ценности документов, архив организации переполняется, а при сдаче в государственный или муниципальный архив на хранение организация может получить отказ.
Перечень проблем и неточностей в обработке бумаг далеко не полный – очевидно, что в большинстве случаев самостоятельная обработка и опись документов не оправдывает себя.
Слепо следуя регламенту работы с документами, многие организации упускают из вида один факт – организация работы с документами, составление описей и прочее направлены на то, чтобы сделать работу с бумагами более удобной.
Составление описи документов – причем, как поденной, так и с привязкой к структурным подразделениям организации – позволяет существенно ускорить поиск нужных материалов.
Комплектование документов в досье – например, входящих и исходящих, касающихся взаимодействия организации с одним контрагентом (клиентом, поставщиком) – даст возможность не только опосредованно контролировать денежные потоки от и к контрагенту, но и оценить скорость работы с ним, и сделать соответствующие управленческие выводы. Даже если документ, относящийся ко взаимодействию с контрагентом, не предназначен для длительного хранения и будет вскоре уничтожен – ничто не мешает сканировать его и подшить к досье.
Соображения удобства и безопасности зафиксированы в регламентах, определяющих порядок и срок хранения и уничтожения документов. Так, перечень типовых управленческих документов, принятый Росархивом 6 октября 2000 года, включает в себя четкие указания на предмет того, как долго хранятся документы различного типа. Пренебрежение регламентом – уничтожение ряда кадровых документов или хранение бухгалтерских бумаг с месячной отчетностью – может повредить безопасности как организации, так и её сотрудников.
Обратиться в специализированную организацию для обработки документов – лучший выход
Компания Архивный Центр оказывает услуги обработки документов, составления описи документов и дел, организации хранения и проведения экспертизы ценности бумаг любых организаций. Обратившись в Архивный Центр, вы можете быть уверены – ни один важный документ не будет потерян, а документооборот будет идти правильно.
