Мы работаем:

Пн-Пт: 10:00-18:00, Сб: 10:00-13:30, Вс: выходной

Москва, Дмитровское шоссе д.3 к.1

info@a-centr.ru

Расчет стоимости
Архив в компании: обработка документов, опись документов, хранение и уничтожение документов

Архив в компании: обработка документов, опись документов, хранение и уничтожение документов

Регламентируемый Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» порядок обработки массива документов организации сложен и часто противоречив. Как правило, обработка документов своими силами сводится лишь к эпизодическим попыткам систематизации документов, распределением их по томам и делам. Даже там, где требования к качеству документооборота жесткие, а от скорости и точности их обработки зависит отсутствие ошибок в, например, бухгалтерии – опись документов и обработка ведется лишь время от времени.

Виной всему – сложность регламента обработки документов, которая лишь усиливается из-за того, что оперативно провести их систематизацию и полноценную экспертизу ценности не представляется возможным.

В частности:

• Для большинства организаций требуется не только и не столько обработать документы «по отделам», но и обеспечить своевременную обработку бумаг одного вида – будь то входящие письма или чеки кассового аппарата;• Опись – обязательный элемент обработки – частенько откладывается «на потом», в результате чего множество документов либо теряются физически, либо их невозможно найти, поскольку ссылок на них в описи нет;• Документы разного срока хранения обрабатываются одинаково – в результате осложняется и становится крайне трудозатратной экспертиза ценности документов, архив организации переполняется, а при сдаче в государственный или муниципальный архив на хранение организация может получить отказ.

Перечень проблем и неточностей в обработке бумаг далеко не полный – очевидно, что в большинстве случаев самостоятельная обработка и опись документов не оправдывает себя.

Важен не только регламент обработки, но и удобство

Слепо следуя регламенту работы с документами, многие организации упускают из вида один факт – организация работы с документами, составление описей и прочее направлены на то, чтобы сделать работу с бумагами более удобной.

Составление описи документов – причем, как поденной, так и с привязкой к структурным подразделениям организации – позволяет существенно ускорить поиск нужных материалов.

Комплектование документов в досье – например, входящих и исходящих, касающихся взаимодействия организации с одним контрагентом (клиентом, поставщиком) – даст возможность не только опосредованно контролировать денежные потоки от и к контрагенту, но и оценить скорость работы с ним, и сделать соответствующие управленческие выводы. Даже если документ, относящийся ко взаимодействию с контрагентом, не предназначен для длительного хранения и будет вскоре уничтожен – ничто не мешает сканировать его и подшить к досье.

Хранение и уничтожение документов

Соображения удобства и безопасности зафиксированы в регламентах, определяющих порядок и срок хранения и уничтожения документов. Так, перечень типовых управленческих документов, принятый Росархивом 6 октября 2000 года, включает в себя четкие указания на предмет того, как долго хранятся документы различного типа. Пренебрежение регламентом – уничтожение ряда кадровых документов или хранение бухгалтерских бумаг с месячной отчетностью – может повредить безопасности как организации, так и её сотрудников.

Обратиться в специализированную организацию для обработки документов – лучший выход

Ваш архив нуждается в обработке - обращайтесь к нам

Компания Архивный Центр оказывает услуги обработки документов, составления описи документов и дел, организации хранения и проведения экспертизы ценности бумаг любых организаций. Обратившись в Архивный Центр, вы можете быть уверены – ни один важный документ не будет потерян, а документооборот будет идти правильно.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru


Три причины выбрать «Архивный Центр»

  • Комплексное решение
    поставленных задач

    Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

  • Профессиональные
    консультации

    Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

  • Опыт работы с иностранными и
    отечественными организациями

    Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Новости
Статьи