Архив бухгалтерии, с чего начать работу

Именно они потребуются, чтобы встретить выездную проверку налоговой. Поэтому при создании архива компании начинать лучше с них. В работе нужно руководствоваться тремя нормативно-правовыми документами: Федеральным законом 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Перечнем типовых управленческих архивных документов…» и рядом положений Налогового кодекса РФ.

Этапы работы:

  • определение ценности документов — на этом этапе бумаги сортируются в зависимости от срока хранения;
  • оценка сохранности документов, выделение тех, которые слишком повреждены;
  • составление описи;
  • сортировка в зависимости от сроков хранения;
  • сортировка по источникам документов и по делам;
  • сканирование — полное, если речь идет про создание электронного архива бухгалтерии или частичное, для сохранения самых важных бумаг;
  • распределение по делам (папкам, ящикам или в структуре электронного архива на сервере организации).

Оценка важности бухгалтерских документов

С этих этапов начинается организация архива бухгалтерии. Сначала документы делятся на две большие группы в зависимости от сроков хранения: со сроком хранения до 5 лет и все остальные. Одновременно производится оценка важности документов. Как правило, часть бумаг из группы со сроком хранения до 5 лет можно уничтожать. Документы с большим сроком хранения и те, что представляют ценность независимо от того, сколько лет их нужно хранить, составят основу архива. Все, что прошло через руки специалистов во время оценки, включается в опись. В дальнейшем, когда организация архива бухгалтерии будет завершена, опись послужит основой для составления номенклатуры дел.

Список дел для архива бухгалтерии

Документы распределяются по делам. На этом этапе важно определить, как будут формироваться дела. Самый удобный вариант: совместить сроки хранения и тип документов. В результате мы получим архив, в котором в полном порядке будут храниться основные бухгалтерские документы, зарплатные ведомости, годовые и промежуточные отчеты, все бумаги, которые появляются на пересечении сфер ответственности бухгалтерии и отдела кадров.

Полное или частичное сканирование

Для электронного архива придется сканировать весь массив документов. Для бумажного — только самые важные: первичные документы, дела работников и ряд других. Сканирование и последующая атрибуция помогут сохранить доступ к документам, даже если бумажные оригиналы потеряны. После этого остается только физически распределить документы по делам — и архив бухгалтерии будет готов.

    Оставить заявку