Именно они потребуются, чтобы встретить выездную проверку налоговой. Поэтому при создании архива компании начинать лучше с них. В работе нужно руководствоваться тремя нормативно-правовыми документами: Федеральным законом 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Перечнем типовых управленческих архивных документов…» и рядом положений Налогового кодекса РФ.
С этих этапов начинается организация архива бухгалтерии. Сначала документы делятся на две большие группы в зависимости от сроков хранения: со сроком хранения до 5 лет и все остальные. Одновременно производится оценка важности документов. Как правило, часть бумаг из группы со сроком хранения до 5 лет можно уничтожать. Документы с большим сроком хранения и те, что представляют ценность независимо от того, сколько лет их нужно хранить, составят основу архива. Все, что прошло через руки специалистов во время оценки, включается в опись. В дальнейшем, когда организация архива бухгалтерии будет завершена, опись послужит основой для составления номенклатуры дел.
Документы распределяются по делам. На этом этапе важно определить, как будут формироваться дела. Самый удобный вариант: совместить сроки хранения и тип документов. В результате мы получим архив, в котором в полном порядке будут храниться основные бухгалтерские документы, зарплатные ведомости, годовые и промежуточные отчеты, все бумаги, которые появляются на пересечении сфер ответственности бухгалтерии и отдела кадров.
Для электронного архива придется сканировать весь массив документов. Для бумажного — только самые важные: первичные документы, дела работников и ряд других. Сканирование и последующая атрибуция помогут сохранить доступ к документам, даже если бумажные оригиналы потеряны. После этого остается только физически распределить документы по делам — и архив бухгалтерии будет готов.
