Архив временного хранения документов

235678ee26aa83ac43bb52fb9f5d97b7-1133601

Среди всех документов, образующихся в процессе делопроизводства компании, часть подлежит временному хранению — в течение 10 лет и больше. Такая документация не передаётся в государственный архив. А на компанию ложится ответственность за создание архива для временного хранения документов.

Для организации хранения документов необходимо:

  • выделить отдельное помещение с подходящим микроклиматом;
  • оборудовать его необходимой техникой и стеллажами для хранения бумажной документации;
  • нанять персонал в архив для временного хранения документов, который будет обрабатывать вышедшие из документооборота дела.

Это потребует немалых материальных и временных затрат

Кроме того, важно знать процедуру создания архива для временного хранения документов, которая начинается с экспертизы ценности документации (для определения срока хранения). Создание архива должно соответствовать установленной процедуре, где каждому документу присваиваются атрибуты для быстрого поиска, дела подшиваются в определённом порядке. Хорошо, если компании удаётся найти квалифицированных специалистов, знающих все нюансы организации архива. В противном случае к иным затратам прибавляются расходы на обучение сотрудников. Очевидно, что организация архива для временного хранения документов в самой компании — это затратный и не всегда рациональный процесс. Более взвешенное решение — передача этих функций сторонней организации, специализирующейся в этой области.

Процесс сотрудничества с организациями:

  • мы можем самостоятельно забирать документы, вышедшие из документооборота, или получать от курьера;
  • располагаем необходимой площадью помещений с подходящим микроклиматом для хранения документации в бумажном виде;
  • наши сотрудники самостоятельно занимаются обработкой, анализом, комплектацией документов перед помещением в архив;
  • при необходимости создаём электронный архив с доступом в любое время.

Почему мы

Наша работа позволит вам сэкономить средства на организации архива для временного хранения документов на территории вашей компании, найме сотрудников, покупке подходящего оборудования. Вся ответственность за правильность обработки и хранение документации ложится на нас. Вы можете быть уверенны в сохранности дел вашей компании и их надлежащем хранении. Профессионал в области организации и ведения архивного дела с многолетним опытом работы. Специалисты компании владеют всеми нюансами обработки документов для архива, в том числе перевода его в электронный вид.

    Оставить заявку