Документы, возникающие в процессе деятельности учреждений, предприятий и фирм, содержат информацию различной ценности.
Большая часть таких бумаг имеет информацию разового значения, и после ее использования к этим данным больше не возвращаются. Некоторые документы несут информацию, которая может требоваться в течение ряда лет. К примеру, информация о гражданах, их учебе, работе и т.п. имеет социальную значимость и должна сохраняться на протяжении всей жизни человека. И, наконец, отдельная группа деловых бумаг несет информацию, ценную в практических и научных целях. Подобные документы должны сохраняться постоянно.
С экономической позиции хранение всех документов нецелесообразно. Для этого требуется большое помещение, штат специальных сотрудников и оборудование. Да и отыскать необходимую бумагу в таком информационном море будет непросто. Поэтому полезно систематически проводить архивную экспертизу ценности документов. Цель этой процедуры – отбор документов для государственного хранения или определение сроков их хранения.
Экспертизу проводят в несколько этапов, начиная ее прямо на стадии текущего делопроизводства предприятия.
Первый этап определения ценности - составление номенклатуры с определением сроков хранения.
Второй раз архивная экспертиза документов проводится примерно через два года, когда они уже вышли из оперативной работы, при подготовке их к длительному хранению или передаче в архив организации. И третий раз ценность документов уточняется при их передаче на постоянное хранение из организации в Государственный архив. Конкретный срок хранения той или иной деловой бумаги устанавливаются при помощи специальных норм, разработанных и утвержденных профильными учреждениями.
В процессе архивной экспертизы ценности документов выделяются четыре группы:
Сам факт наличия упорядоченного архива в современном учреждении свидетельствует о стабильности этого предприятия. Также верна и обратная зависимость — создание архива способствует росту организации. Архивы хранят прошлое для обеспечения стабильного и безопасного будущего. И наши специалисты, обладающие высоким профессионализмом, помогут вам грамотно провести экспертизу документов, предоставив все необходимые консультации по любым вопросам архивного делопроизводства. Первую консультацию вы можете получить, не выходя из дома или офиса.
