Среди руководства российских предприятий порой бытует заблуждение, что потенциальным объектом архивных проверок являются только организации, не занимающиеся предпринимательской деятельности.
Однако в реальности с визитом представителей государственной архивной службы может столкнуться любая организация независимо от формы ее собственности.
Дело в том, что на любом предприятии могут образовываться документы, которые, на основании экспертизы их ценности, подлежат включение в состав Архивного фонда страны. Кроме того, согласно действующему законодательству, отдельные категории документов должны в обязательном порядке храниться в течение значительных сроков в каждой организации.Такое правило касается, в первую очередь, документов по личному составу (лицевые счета, трудовые договоры, ведомости начисления заработной платы и другие). Отсутствие таких документов мешает гражданину получить пенсию или другие социальные выплаты, он подает заявление об их розыске, и на предприятие обращают внимание контролирующие органы.
Также не следует думать, будто архивные проверки не представляют большой опасности ввиду незначительной ответственности за утерю документов. Напротив, в соответствии с положениями административного законодательства ответственность за архив может быть очень существенна. Максимальные штрафы взимаются за неисполнение или ненадлежащее обязанностей по хранению документов, обеспечивающих право собственности (с должностных лиц – от 2500 до 5000 рублей, с юридических лиц – от 200 тыс. до 300 тыс. рублей).
Административная ответственность за архив в виде отдельных штрафных санкций предусмотрена за утрату первичной документации за один или несколько отчетных периодов, а также за нарушение сроков хранения документов, повлекшее заметное искажение хотя бы одной строки налоговой отчетности. Наконец, если утрата тех или иных документов становится причиной нанесения вреда правам и законным интересам граждан, виновному может грозить уголовная ответственность за утерю документов.
Как избежать архивных проверок? Казалось бы, ответ ясен – стараться содержать архив организации в полном порядке. Но при самостоятельном решении такой задачи этот простой выход зачастую оборачивается неоправданно высокими затратами сил и времени. Что делать? Самый очевидный вариант – обратиться за помощью к профессионалам.
Компания Архивный Центр вот уже много лет успешно оказывает полный комплекс архивных услуг, включая услуги по подготовке к архивной проверке.
В нашей команде трудятся опытные и квалифицированные специалисты, за годы работы досконально изучившие все тонкости архивной обработки документов. Мы приведем все документы вашей организации в идеальный порядок и поможем избежать проблем с контролирующими архивными органами.
