Аутсорсинг архива

453c54f4b1bb799f12d3b821c18a9e7b-9455466

Современный объем документооборота делает офисное хранение документации затратным и неудобным. Помимо использования значительных площадей, оно повышает риск утечки данных, особенно из достаточно крупных фирм с большим штатом. Офисный архив ввиду громоздкости и недостаточной структурированности может доставлять неудобства пользования и требовать затрат на обслуживание (штатных делопроизводителей) и обеспечение безопасности информации (охрану).

Обработка информации в сторонней организации

Это тем более неприемлемо, когда большой процент деловой документации потерял актуальность. Эти вопросы быстро решаются передачей на аутсорсинг архива предприятия – на внеофисное хранение и/или обслуживание.

Пломба безопасности

Предупреждая опасения многих руководителей, предполагающих утечку, утрату переданных на обработку документов, отметим, что предоставляющие аутсорсинг архива специализированные компании имеют надежные хранилища, обеспечивающие и безопасность, и сохранность фондов. Для большей надежности короба с делами можно опломбировать и хранить в отдельных ячейках/боксах.

А затребовать документацию из хранилищ по предварительной заявке либо же договориться о подборке и предоставлении электронных документов, хранящихся в стороннем электронном архиве.

Электронное хранилище

Аутсорсинг архива предусматривает и обслуживание, хранение электронных документов. Огромное количество разнообразных платформ (европейских, американских) используются специализированными компаниями как хранилища, что позволяет и освободить компьютеры предприятия-заказчика услуги от нагрузки, и обеспечить при необходимости быстрое пополнение такого хранилища или извлечение нужных файлов (присылаются по спецканалам).

Принципы работы электронного архива:

  • Абсолютная надежность сохранности фондов на сервере, поскольку применяется резервное копирование;
  • Круглогодичный доступ фондообразователя к своему архиву;
  • Полная конфиденциальность: защищенные каналы, шифрование данных, одноразовые ключи, серьезная проверка пользователя;
  • При необходимости, быстрое абсолютное удаление файлов по специальной технологии, так что они не подлежат прочтению;
  • Возможность персональной разработки структуры хранения данных;
  • Быстрый доступ, мгновенная обработка.

Аутсорсинг электронного архива

Услуга аутсорсинга электронного архива может использоваться с разными целями:

  • сканирование и обработка входящей документации;
  • при необходимости консолидирования всей банковской информации (одно внешнее хранилище для всех учреждений для оптимизации деятельности, повышения надежности); 
  • для обеспечения доступа к данным из любого пункта мира. 

Для крупных компаний с сетью филиалов эта услуга – настоящая находка, поскольку позволяет удаленно пользоваться нужной информацией без риска утери, искажения данных или повреждения фондов.

    Оставить заявку