Мы работаем:

Пн-Пт: 10:00-18:00, Сб: 10:00-13:30, Вс: выходной

Москва, Дмитровское шоссе д.3 к.1

info@a-centr.ru

Расчет стоимости
Создание страхового архивного фонда

Создание страхового архивного фонда

Создание страхового фонда

Особо ценные, уникальные документы вечного хранения с определенной научной, исторической, культурной, экономической, общественной ценностью (определяемой Регламентом госучета), включаются в специальный реестр Архивного фонда РФ и подлежат особому учету, оформлению с созданием страховых копий. Хотя в целом на них распространяются общие правила оформления, учета, определяемые архивными стандартами – для упрощения хранения, поиска и использования.

Выявление ценных и уникальных документов

Собственный архив предприятия в тандеме с госархивом, который им пополняется, выявляют и учитывают ценные, уникальные документы с целью обеспечения их максимальной сохранности. Каждый такой экземпляр включается в особую опись, подтверждаемую Экспертной комиссией организации и согласовываемую с госархивом, после чего производится обязательное утверждение руководителем фондообразователя.

Страховое копирование и страховой фонд

Каждый особенно ценный и несомненно уникальный документ обязательно подлежит страховому копированию (негативы на пленке рулонной или микрофишах), совокупность которых и составляет страховой фонд и архивируется. Цель создания страхового архивного фонда – сохранение ценной информации на случай утраты/повреждения оригиналов. Одновременно создается и так называемый фонд пользования (микрофильмы, микрофиши или же ксерокопии, электронные копии). Регламент формирования обоих фондов определен Архивной службой РФ.

Архивный фонд – разновидности

  • Архивный фонд предприятия из собственной документации;
  • Объединенный – фонд двух и более фондообразователей, связанных исторически либо логически;
  • Личный – персональный, семейный – из документов, хранящихся в организации;
  • Государственный – включает ценные архивные документы РФ независимо от местонахождения.

Архивная коллекция

Понятие архивной коллекции подразумевает документацию, объединяемую тематикой, видом, авторством, хронологией и прочим. Передается такая коллекция архиву уже сложившейся или же формируется в самой организации для лучшего учета и удобного пользования. Обязательно указываются объединяющие признаки и часто – составитель или группа составителей.

Хронологические границы

Хронологические границы – термин, применимый к периоду образования и ликвидации предприятия или группы (при объединенных фондах), дат жизни физического лица или семьи (личный фонд): то есть подразумеваются даты самого раннего и завершающего документов дел.

Не всегда совпадают с крайними датами документов (при отсутствии элементов или более ранние дела, оставленные предшественником). В личных фондах хронология может расшириться за счет сбора фондообразователем сопутствующей документации (откликов на события, связанных с фондообразователем лиц, акций и прочего).

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru


Три причины выбрать «Архивный Центр»

  • Комплексное решение
    поставленных задач

    Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

  • Профессиональные
    консультации

    Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

  • Опыт работы с иностранными и
    отечественными организациями

    Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Новости
Статьи