Особо ценные, уникальные документы вечного хранения с определенной научной, исторической, культурной, экономической, общественной ценностью (определяемой Регламентом госучета), включаются в специальный реестр Архивного фонда РФ и подлежат особому учету, оформлению с созданием страховых копий. Хотя в целом на них распространяются общие правила оформления, учета, определяемые архивными стандартами – для упрощения хранения, поиска и использования.
Собственный архив предприятия в тандеме с госархивом, который им пополняется, выявляют и учитывают ценные, уникальные документы с целью обеспечения их максимальной сохранности. Каждый такой экземпляр включается в особую опись, подтверждаемую Экспертной комиссией организации и согласовываемую с госархивом, после чего производится обязательное утверждение руководителем фондообразователя.
Каждый особенно ценный и несомненно уникальный документ обязательно подлежит страховому копированию (негативы на пленке рулонной или микрофишах), совокупность которых и составляет страховой фонд и архивируется. Цель создания страхового архивного фонда – сохранение ценной информации на случай утраты/повреждения оригиналов. Одновременно создается и так называемый фонд пользования (микрофильмы, микрофиши или же ксерокопии, электронные копии). Регламент формирования обоих фондов определен Архивной службой РФ.
Понятие архивной коллекции подразумевает документацию, объединяемую тематикой, видом, авторством, хронологией и прочим. Передается такая коллекция архиву уже сложившейся или же формируется в самой организации для лучшего учета и удобного пользования. Обязательно указываются объединяющие признаки и часто – составитель или группа составителей.
Хронологические границы – термин, применимый к периоду образования и ликвидации предприятия или группы (при объединенных фондах), дат жизни физического лица или семьи (личный фонд): то есть подразумеваются даты самого раннего и завершающего документов дел.
Не всегда совпадают с крайними датами документов (при отсутствии элементов или более ранние дела, оставленные предшественником). В личных фондах хронология может расшириться за счет сбора фондообразователем сопутствующей документации (откликов на события, связанных с фондообразователем лиц, акций и прочего).
