Работа с деловыми документами организации предполагает значительные расходы на хранение и использование документов, а также сопряжена с немалыми рисками, существующими при обеспечении сохранности документов. Депозитарное хранение документов позволяет существенно сократить расходы, связанные с использованием дорогостоящих офисных площадей, а также расходы, без которых не обойтись при поддержании сохранности документов.
В комплексе работ по обеспечению сохранности документов важное место отводится вопросам технологии депозитарного хранения документов. Требования к сохранности документов в государственных и ведомственных архивах одинаковы. Специальная документация требует несколько иных условий хранения и других приемов реставрации и консервации. Документы хранятся в архиве для того, чтобы ими могли пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность.
Первым требованием создания оптимальных условий депозитарного хранения документов является наличие помещения, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Чаще применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов. Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения, связанных с благоприятными температурным и световым режимами, а также от постоянного соблюдения санитарно-гигиенических требований.
Физико-химическим изменениям подвергаются все составные части документов: бумага, красители, клей, картон для переплета. Бумага становится хрупкой. Особенно неустойчива современная бумага, которая уже через десять лет желтеет и становится ломкой. На состояние документов в хранилищах оказывает неблагоприятное воздействие целый ряд факторов.
резкие перепады температуры и излишняя сухость воздуха отрицательно влияют на структуру бумаги, делая ее ломкой;
прямые солнечные лучи влияют на структуру бумаги и обесцвечивают краситель, которым нанесен текст;
наличие в воздухе вредных примесей в сочетании с повышенной влажностью также влечет за собой порчу текста: сырость вызывает развитие плесени, которая, пропитывая бумагу, покрывает ее разноцветными пятнами, разрушает и иногда полностью уничтожает.
В связи с этим при депозитарном хранение документов рекомендуется ставить стеллажи в хранилищах таким образом, чтобы документы были освещены минимально. Для поддержания нормального температурного или влажностного режима, помимо регулирования отопления, большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием и правильной установкой стеллажей. При депозитарном хранении документов владелец документов имеет возможность не беспокоиться о создании указанных выше условий.
Помимо технологии хранения документов, важную роль при депозитарном хранении документов играет защита коммерческой информации, так как при этом исключена возможность несанкционированного доступа конкурентов к деловым документам организации.
Еще одно важное преимущество депозитарного хранения документов – гарантия быстрого и надежного доступа владельца к своим документам в любое время по первому же запросу. Современные технологии позволяют обеспечить эффективное кодирование и быстрый поиск в архивохранилище необходимых документов.
Все описанное выше позволяет сделать однозначный вывод: депозитарное хранение документов в специализированных хранилищах имеет прекрасное будущее, да и сегодня все большее количество организаций всех форм собственности выбирает именно этот способ хранения и использования своей документации.
