Мы работаем:

Пн-Пт: 10:00-18:00, Сб: 10:00-13:30, Вс: выходной

Москва, Дмитровское шоссе д.3 к.1

info@a-centr.ru

Расчет стоимости
Депозитарное хранение документов

Депозитарное хранение документов

Работа с деловыми документами организации предполагает значительные расходы на хранение и использование документов, а также сопряжена с немалыми рисками, существующими при обеспечении сохранности документов. Депозитарное хранение документов позволяет существенно сократить расходы, связанные с использованием дорогостоящих офисных площадей, а также расходы, без которых не обойтись при поддержании сохранности документов.

Обеспечение сохранности документов

В комплексе работ по обеспечению сохранности документов важное место отводится вопросам технологии депозитарного хранения документов. Требования к сохранности документов в государственных и ведомственных архивах одинаковы. Специальная документация требует несколько иных условий хранения и других приемов реставрации и консервации. Документы хранятся в архиве для того, чтобы ими могли пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность.

Условия для депозитарного хранения документов

Первым требованием создания оптимальных условий депозитарного хранения документов является наличие помещения, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Чаще применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов. Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения, связанных с благоприятными температурным и световым режимами, а также от постоянного соблюдения санитарно-гигиенических требований.

Состояние документов в хранилищах

Физико-химическим изменениям подвергаются все составные части документов: бумага, красители, клей, картон для переплета. Бумага становится хрупкой. Особенно неустойчива современная бумага, которая уже через десять лет желтеет и становится ломкой. На состояние документов в хранилищах оказывает неблагоприятное воздействие целый ряд факторов.

Что может изменить состояние документов:

  • резкие перепады температуры и излишняя сухость воздуха отрицательно влияют на структуру бумаги, делая ее ломкой;

  • прямые солнечные лучи влияют на структуру бумаги и обесцвечивают краситель, которым нанесен текст;

  • наличие в воздухе вредных примесей в сочетании с повышенной влажностью также влечет за собой порчу текста: сырость вызывает развитие плесени, которая, пропитывая бумагу, покрывает ее разноцветными пятнами, разрушает и иногда полностью уничтожает.

Рекомендации по депозитарному хранению документов

В связи с этим при депозитарном хранение документов рекомендуется ставить стеллажи в хранилищах таким образом, чтобы документы были освещены минимально. Для поддержания нормального температурного или влажностного режима, помимо регулирования отопления, большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием и правильной установкой стеллажей. При депозитарном хранении документов владелец документов имеет возможность не беспокоиться о создании указанных выше условий.

Аспекты от депозитарного хранения

Помимо технологии хранения документов, важную роль при депозитарном хранении документов играет защита коммерческой информации, так как при этом исключена возможность несанкционированного доступа конкурентов к деловым документам организации.

Еще одно важное преимущество депозитарного хранения документов – гарантия быстрого и надежного доступа владельца к своим документам в любое время по первому же запросу. Современные технологии позволяют обеспечить эффективное кодирование и быстрый поиск в архивохранилище необходимых документов.

Все описанное выше позволяет сделать однозначный вывод: депозитарное хранение документов в специализированных хранилищах имеет прекрасное будущее, да и сегодня все большее количество организаций всех форм собственности выбирает именно этот способ хранения и использования своей документации.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru


Три причины выбрать «Архивный Центр»

  • Комплексное решение
    поставленных задач

    Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

  • Профессиональные
    консультации

    Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

  • Опыт работы с иностранными и
    отечественными организациями

    Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Новости
Статьи