За время работы любой успешной компании накапливается большое количество документов, которые необходимо сдавать в архив. Постепенно этот архив очень сильно разрастается и в случае если необходимо отыскать какой-то документ многолетней давности, то превращается, порой, в весьма сложную задачу, на решение которой уходит большое количество времени. Это неудивительно, так как отыскать нужный документ в целой горе папок весьма и весьма сложно.
Преимущества при создании электронного архива
Значительно упростить данную задачу можно, в случае если будут созданы и будут регулярно обновляться электронные архивы и базы данных. Их применение является не только удобным, но и позволяет значительно сократить расходы на организацию всех протекающих в компании бизнес-процессов, так как теперь имеется возможность быстро найти необходимый архивный документ.
Возможности электронного архива и базы данных
Электронные архивы и базы данных могут дополнительно интегрироваться в различные пользовательских программах (например, в распространенную программу 1С), что позволяет обеспечить возможность быстрого обучения поиску по всему электронному архиву. Кроме этого необходимо учесть тот факт, что электронные архивы и базы данных можно содержать в нескольких экземплярах и хранить на различных носителях, что увеличивает степень безопасности и предотвращает случайную возможность потери наиболее важных данных.
Создание электронного архива
При создании электронного архива все необходимые документы сканируются и переводятся в один из популярных форматов – PDF, JPG, TIFF или некоторые другие. После этого документы специальным образом сортируются и размещаются в базу данных, в которой они могут быть быстро найдены с помощью специальных программ. Наиболее перспективными на данный момент является создание электронных архивов финансовой, проектной, нормативной и технической документации.
Требования к электронным архивам и базам данных
Создание электронного архива и базы данных, согласно законодательству, должно идти в полном соответствии со стандартом MoReq2, который предусматривает неукоснительное соблюдение следующих особенностей:
- Соблюдение строгих правил по хранению
- Хранение только итоговой версии документа без промежуточных вариантов
- Предотвращение возможности внесения изменений в документы
- Наличие строгой классификационной системы
- Запрещено удаление документов из архива за исключением определенных законодательством.
Если вы планируете создать электронный архив и вам требуется помочь в архивном деле, обращайтесь за помощью к нам, мы имеем возможность решить все вопросы в этой сфере и обладает солидным опытом в области создания электронных архивов в различных отраслях экономики.
