Электронное хранилище документов - не простой сервер для складирования информации с поисковой системой для "выуживания" нужного источника. Это производственный процесс, обеспечивающий доступ к документам. Но только при условии, если формирование электронного архива объединено в целостную структуру, соответствующую конкретной задаче.
Создание электронного архива имеет целый ряд преимуществ, в частности:
Цели создания виртуальных хранилищ, сроки хранения и типы документов могут быть разные.
Законодательство страны определяет и контролирует правила архивирования. Они обязательны для государственных органов, фондов, финансовых учреждений, органов местного самоуправления, музеев, акционерных предприятий, бюджетных и частных организаций. В ближайшем будущем хранилища электронных документов станут основными источниками информации для принятия решений на любых уровнях управления. Из-за необходимости документооборота между организациями из разных регионов и стран они должны отвечать стандартам MoReq2, которые описывают требования к подготовке документов, базовым форматам, операциям, функциям любых систем ECM.
Хотите сформировать постоянное хранение документов собственными силами? Где гарантия, что не возникнут проблемы? По законодательству за ненадлежащее хранение некоторых документов предусмотрена административная и уголовная ответственность. Кроме настройки программного обеспечения все документы необходимо систематизировать, оценить, распределить по степени доступа и защиты.
Правильное формирование электронного архива без навыков и специальных знаний практически невозможно. Лучше доверить эту кропотливую работу профессионально подготовленным сотрудникам. Наши архивисты обработают и отсортируют любой объем документов, избавят от ненужных хлопот и переживаний. Это экономически выгодно и удобно.
