Организация электронного архива является оптимальным решением вопроса работы с большим объемом документации для многих предприятий. Реализация данного проекта требует от исполнителей компетенции и опыта. Чтобы информационные системы для ведения электронных архивов были успешно интегрированы в компьютерное делопроизводство предприятия, необходимо грамотно выстроить структуру данных.
Это позволит упросить работу персонала, обеспечит легкий доступ к любым документам и увеличит производительность. Чтобы этого достичь, необходимо правильно подобрать системы для ведения архива в электронном формате. Также важно определить, соответствует ли выбранная система масштабам хранимых файлов и способна ли она обеспечить решение поставленных задач.
Хранение информации в электронной базе позволяет компаниям упорядочить документооборот. Перевод данных в цифровой формат также обеспечивает простой и быстрый доступ сотрудников к нужным документам. Главным преимуществом современных информационных систем для ведения электронных архивов выступает то, что их разработка ведется с учетом специфики деятельности предприятий. Поэтому их легко интегрировать в работу любой компании.
Цели применения:
Переводу информации в электронный формат всегда предшествует экспертиза всего документопотока предприятия. Благодаря этому исключается вероятность потери документов, а также производится правильный выбор стратегии создания архива в электронном виде.
Организация электронного архива предполагает сканирование всех бумажных документов для создания точных копий со всеми артефактами (подписи, резолюции, печати, визы, др.). Сканирование производится с применением разного оборудования. Например, для сканирования отдельных листов и расшитых бланков используются протяжные сканеры, которые отличаются высокой производительностью (сканируют сотни страниц в минуту). Для создания копий нерасшитых и крупноформатных документов используются планетарные (книжные) сканеры.
Стоит отметить, что при создании электронного архива выбор системы не является первоочередным. Ведь все информационные системы имеют схожий алгоритм. В данном случае важно подобрать оптимальный вариант из расчета бюджета, который выделен на реализацию проекта.
