Как хранить документы? Сегодня этим вопросом задаются многие руководители и крупных компаний, и небольших фирм, и предприятий всевозможных отраслей. Создание архивов становится одной из приоритетных задач в процессе оптимизации делопроизводства. Хорошо организованный архив способен чудесным образом повысить эффективность работы любой компании! Так как же хранить документы лучше всего?
В современных реалиях хранение документов в электронном виде является самым удобным видом архивов. Электронные архивы не занимают места, на поиски нужного документа практически не затрачивается время, легко можно создать и изменить настройки доступа к каждому документу или разделу документов, электронные документы не боятся влияния внешней среды.
Так как же хранить документы в электронном виде? На компьютеры Вашей фирмы необходимо установить специальную архивную программу. Для небольших фирм, в делопроизводстве которых участвует не слишком большое количество документов, подойдут несложные архивные программы, установить и настроить которые можно даже самостоятельно. Чем больше организация, тем в более сложном программном обеспечении она нуждается; такие программы устанавливаются специалистами, а сотрудники проходят обучение работе с данными электронными архивами.
Тем не менее, создание электронных архивов не может полностью исключить из делопроизводства бумажные документы. Ведь именно материальные документы имеют юридическую силу. Прежде, чем ответить на вопрос, как хранить бумажные документы, необходимо решить, где их хранить: на территории собственной компании или за её пределами – в архивной компании. Для крупных организаций более предпочтителен второй вариант: большие массивы архивной документации не будут занимать драгоценные площади, а влияние человеческого фактора сойдёт на нет (в архивной компании практически невозможна потеря документа или утечка информации). А как хранить документы на собственной территории? Прежде всего, необходимо выделить под архив помещение, обеспечить его архивными системами (шкафами, стеллажами). После чего необходимо провести оценку существующей архивной документации и систематизировать её, а также продумать систему поиска каждого необходимого документа.
Специалисты Архивного центра оказывают услуги по организации хранения документов более чем 12 лет. В настоящее время хранение документов является частью повседневной жизни большинства современных компаний. Чтобы облегчить этот процесс мы предлагаем Вам три основных вида хранения документов.
Хранение документов на территории клиента после комплексной архивной обработки документов.
Внеофисное архивное хранение документов.
Сдача документов на хранение при ликвидации в соответствии с действующим законодательством.
Чтобы точно отразить потребность в услугах, наши специалисты бесплатно выезжают к клиентам, грамотно проконсультируют и составят смету. Для этого за прошедшие годы мы стали экспертами в области хранения документов и постоянно развивали наши другие услуги и новые технологий.
