Как определить сроки хранения архива

Нормативно-правовая база

Информацию о сроках хранения архивов следует искать в отраслевом законодательстве нашей страны, регламентирующем архивное делопроизводство. Получить ее можно, проанализировав Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Специалисты организаций, отвечающие за архивную обработку документов, должны в совершенстве знать нормы этого закона – в частности, сроки хранения архивов. Можно обойтись и без изучения законодательства: для этого следует обратиться к профессионалам компаний, оказывающим архивные услуги.

Классификация существующих сроков хранения архивов

Сроки хранения всех документов, создаваемых в ходе деятельности организаций, делятся на:

• кратковременные. Речь в данном случае идет о сроках, не превышающих 10 лет (составляющих 5 лет, 3 или 1 год);
  
• долговременные. Таковыми считаются сроки хранения, превышающие 10 лет и составляющие 10, 30 и 75 лет.
  

Кроме того, в ходе экспертизы ценности могут быть выявлены документы:

• не подлежащие хранению и нуждающиеся в уничтожении;
  
• подлежащие постоянному (бессрочному) хранению.
  

Наиболее распространенные примеры

Изучив перечни типовых архивных документов, утвержденные отраслевыми нормативно-правовыми актами, можно выделить несколько наиболее распространенных примеров:

• личные дела сотрудников организаций хранятся в архивах 75 лет;
  
• документы, связанные с финансовой деятельностью предприятия (отчеты, сметы, планы финансирования и другие) хранятся бессрочно;
  
• акты кассовых проверок должны храниться 3 года;
  
• журналы, в которых регистрируются несчастные случаи, произошедшие на производстве, хранятся 75 лет;
  
• срок хранения гарантийных писем составляет 3 года.
  

Приведенный выше перечень является неполным

Все установленные законом сроки знают и неукоснительно соблюдают специалисты компаний, оказывающих услуги в области архивного делопроизводства.