Собрать и вывезти бумаги нельзя - законодательство обязывает юридических лиц вести учет и архивировать самые важные документы, а не подлежащие хранению утилизировать согласно установленному порядку. Перед тем как приступить к уничтожению бумаг, в обязательном порядке требуется составить акт на списание документов. И когда их накопились тысячи, сделать это становится довольно проблематично.
В итоге акт на списание документов представляет собой таблицу с перечнем приказов, заявлений, справок и указанием отделов, номеров, дат. Составление акта осуществляется специальной комиссией, после чего его утверждает и подписывает руководитель компании. При сборе бумаг на списание важно учитывать их принадлежность к той или иной категории, характеризующейся определенным сроком хранения. Если это личные дела сотрудников, в том числе уволившихся, то их списывать нельзя, поскольку такие бумаги нужно хранить 75 лет.
После того как руководитель предприятия завизирует акт на списание документов, их можно уничтожить.
Если в вашей организации нет опытных квалифицированных специалистов, способных в соответствии с законодательством отобрать бумаги и оформить акт, эту сложную процедуру можно доверить сторонним профессионалам. К их услугам также можно прибегнуть, чтобы сэкономить ценное время ключевых сотрудников, таких как главный бухгалтер или юрист, и выполнить рутинную работу гораздо быстрее.
Здесь за считанные дни обработают большой объем документации и представят на подпись полностью готовый и правильно составленный акт. При этом конфиденциальность данных будет сохранена - это гарантируется составлением договора на обслуживание.
