Хранение банковских документов

Банковские документы в организации являются частью бухгалтерских документов, которые отражают и подтверждают ее финансовые операции.

Виды банковских документов

По своему содержанию их можно разделить на:
• кассовые, которые фиксируют операции по принятию и выдаче наличных (кассовые ордера, объявления на внесение);
• мемориальные, такие как платежные требования, платежные поручения;
• внебалансовые - приходные и расходные внебалансовые ордера на принятие и выдачу ценностей из кассы и хранилища.

Эти документы имеют особую важность при проверках, а также в случае возникновения споров и разногласий, вплоть до заведения судебного дела. Поэтому к хранению банковских документов необходимо подойти наиболее серьезно.

Текущее хранение банковских документов

Прежде всего нужно правильно организовать текущее хранение банковских документов. Рекомендуется подшивать их в большие твердые папки в хронологическом порядке отдельно для каждого банка и расчетного счета.

Рекомендации по хранению

• Кассовые журналы брошюруются по месяцам, а мемориальные документы подшиваются каждый рабочий день.
• Самое главное в хранении - возможность быстро найти нужный документ и предоставить по требованию.
• Хранить документы нужно до окончательного завершения проверки или разрешения спорных ситуаций по ним, даже если срок их хранения уже истек.
• Документы могут также храниться и в электронном виде, но с тем же условием: быстрый доступ к ним и соблюдение требуемого срока хранения.

Доступ к документам

Доступ к хранилищу банковских документов должен быть строго ограничен. Чаще всего они хранятся в бухгалтерии и выдаются на проверку под четким контролем ответственного бухгалтера.

По истечению срока использования

По истечению срока использования банковские документы сдаются на хранение в архив организации или передается на внеофисное хранение. Требования к процессу передачи в архив такие же, как и для остальных документов: экспертиза ценности, брошюровка в дела по срокам хранения и составление описи. В архиве дела хранятся в соответствии с положенными сроками и уничтожаются по его истечению, если с ними не связано незакрытых дел и спорных ситуаций.