Электронный документооборот получил широкое распространение в наши дни. Это практично, удобно и избавляет от необходимости держать большое количество бумаг в офисе. Однако важно, чтобы в процессе хранения электронных документов соблюдались определенные требования действующего законодательства. В данном вопросе существует множество различных нюансов, потому лучше иметь дело со специалистами, которые помогут вам решить необходимую задачу.
• обычный локальный архив;
• специальный электронный архив;
• взаимодействие с архивной организацией.
Этот вариант не отличается эффективностью, поскольку вы не можете гарантировать безопасность такого архива. К папкам, хранящимся на локальных дисках компьютеров вашей сети, способны получить доступ посторонние лица. Так что для защиты конфиденциальной информации лучше выбирать другой вариант.
Это полноценное решение для организаций. Вы сможете управлять своими документами, хранить их в базах данных и обеспечивать оперативный доступ к ним. При выборе этого способа не возникает проблем с безопасностью. Однако оптимальным вариантом станет сотрудничество с организацией, оказывающей архивные услуги.
Переход на электронный документооборот осуществляется в два этапа. Сначала специалисты выполняют сканирование бумажных носителей и переводят их в электронных вид. В итоге получается архив с документами в формате PDF, JPG или TIFF. Документы такого архива хранятся в специальной базе данных, элементы которой могут быть интегрированы в различные программы, в том числе – 1С. Обращаться к таким документам можно через удаленный доступ. Это позволяет оптимизировать многие процессы, связанные с документами. Для грамотной организации электронного документооборота лучше обратиться к профессионалам, имеющим большой опыт такой работы.
