Нужно ли создавать электронный архив на предприятии? Все больше и больше руководителей задают себе этот вопрос. Попытаемся разобраться в плюсах и минусах хранения электронных документов.
Бухгалтерия и кадровый отдел завалены бумагами и не могут вовремя отыскать необходимые документы. Архив технической документации разросся и не позволяет организовать быстрый доступ к нему. К тому же офисные площади стали стоить еще дороже, а занимаются они архивными коробами и папками, в которых хранятся различные документы. Многим знакома такая ситуация. Создание электронного архива и правильная организация хранения электронных документов поможет избавиться от всех этих проблем.
Несомненная польза от хранения электронных документов:
Тем не менее, хранение электронных документов не такой простой процесс, как может показаться. Необходимо правильно организовать сканирование бумажных документов, потом производить ввод данных в базу электронного архива. Верификация ввода данных также очень важна. Получается довольно сложный технологический процесс.
После того, как все эти проблемы всплывают на поверхность, многие компании отказываются от мыслей создать электронный архив собственными силами. Ведь это требует отвлечения от основной работы большого количества сотрудников, их обучения и т.д. Поэтому руководители таких предприятий принимают решение обратиться в архивную компанию, специалисты которой обладают большим опытом создания электронных архивов и организации хранения электронных документов.
Хранение электронных документов осуществляется обычно в двух вариантах: на сервере компании и в сети Интернет для удаленного доступа. Многие отказываются от хранения электронных документов в Сети, поскольку в этом случае очень высок риск потери конфиденциальной информации. Для правильного хранения электронных документов на сервере электронного архива необходимо точно сопоставить графические образы отсканированных документов с файлами базы данных. Это требует большой внимательности от операторов ввода данных.
Специалисты Компании Архивный Центр обладают огромным опытом организации хранения электронных документов. Стоит обратиться к нам и создание электронного архива в Вашей организации не заставит себя долго ждать.
