Учредительная документация определяет и регламентирует деятельность предприятия, поэтому контролирующими инстанциями обращается пристальное внимание на хранение учредительных документов, обеспечение их сохранности и защиты.
Это объясняется тем, что их повреждение, как и утеря, приводят юрлицо к утрате правоспособности.
Опасности, которым может подвергаться эта документация – рейдерский захват, хищение, утечка, утрата, потому требуется особенно тщательная организация безопасного, надежного хранения.
Официальным распоряжением руководства компании назначается ответственное за хранение подразделение либо должностное лицо (чаще – генеральный директор, реже – секретариат, подразделение документоведения и пр.).
Режим обеспечения сохранности - устава и сопутствующих бумаг – устанавливается аналогичный хранению документации, относящейся к строгой отчетности.
Федеральное законодательство определяет перечень документации, подлежащей особому режиму хранения, а положение от ФСФР РФ – порядок, сроки нахождения в хранилище: сведения размещены в средствах официальной информации, включая сайты.Хранение учредительных документов, согласно Перечню 2010, определяется как постоянное, исключая информационные письма, уведомления, для которых установлен пятилетний срок.
Важно, что сроки едины для всех организаций, даже для не являющихся источниками пополнения официальных архивов, но подобным коммерческим учреждениям позволяется не производить экспертную оценку состояния и ценности временной документации и уничтожать ее по окончании определенного периода.Хаотичное уничтожение дел, несоблюдение положенных сроков их хранения противозаконно и чревато административными санкциями. Потому так важно создавать условия для грамотного документооборота предприятия: нанимать квалифицированных делопроизводителей или архивистов, повышать их квалификацию либо же привлекать к организации, реорганизации документооборота специалистов-архивистов из профильных компаний.
Либо поручать этим компаниям отдельные операции: формирование дел, систематизацию документации, уничтожение, экспертную оценку, аудит, архивирование.
Знание и соблюдение норм делопроизводства, требований архивного дела необходимо, прежде всего, для удобной организации движения документации, легкости нахождения отдельных элементов дел и обеспечения сохранности и безопасности хранения (то есть предотвращение утечек данных), что важно для коммерческой деятельности предприятия.
