Организовать эффективную работу с архивными документами, оптимизировать взаимодействие всех подразделений компании, ускорить процедуру обращения к документообороту поможет корпоративный электронный архив. Это структурированная база данных, где хранятся документы, подлежащие архивированию.
Создание корпоративного электронного архива позволяет:
- избежать необходимости хранить документы в бумажном виде, выделяя для этого отдельное, специально оборудованное пространство;
- быстро находить нужные документы, без траты времени на долгие поиски в бумажных делах;
- ускорить взаимодействие между собой разных подразделений компании, её филиалов;
- упростить процедуру проверки со стороны контролирующих органов;
- быстро и без труда получать любые данные из архивных документов при составлении отчётности и других рабочих процессов;
- исключить риски потери или порчи документации.
Организация корпоративного электронного архива
Вы можете самостоятельно заняться его созданием, но для экономии времени и трудозатрат рациональнее доверить этот вопрос компании «Архивный Центр». В рамках услуги мы выполняем следующие работы:
-
Сканирование документов, подлежащих передаче в архив, вне зависимости от объёма. Если у вас ещё нет электронного документооборота, сканируются все бумажные документы, находящиеся в архиве. Для этого используются поточные сканеры, ускоряющие процесс.
-
Распознавание и обработка. Каждому документу присваивается атрибутика, которая в будущем поможет легко найти его в электронном архиве: даты, название, ответственные лица и прочие.
-
Формирование карточки документа и загрузка её в систему.
- Создание единой структурированной архивной сети.
Доступ к электронному архиву получают все сотрудники компании. Архив хранится на серверах нашей компании, надёжно защищённых от взлома и других рисков. Для хранения ваших документов мы можем выделить любой необходимый объём.
Доверяя нам создание корпоративного электронного архива, вы экономите время, ресурсы, а также снижаете затраты на обработку и хранение документации. Вам не нужно самостоятельно заботиться о приобретении оборудования. Грамотно организованный архив с правильной структуризацией позволяет получить быстрый доступ к необходимым документам и находить их в считанные минуты. Это значительно упрощает и ускоряет весь рабочий процесс в компании.
