Организация электронного архива — это достаточно большая статья расходов для компании. Многих предпринимателей смущают расценки на услуги организаций, предлагающих создание и хранение электронных архивов. Тем не менее, всё больше руководителей отдают эту работу на аутсорсинг, так как в итоге расходы на архив в этом случае оказываются гораздо ниже, чем при самостоятельной организации.
Предлагаем вам развёрнутое обоснование расходов на электронный архив, которое поможет составить достоверную картину о том, насколько выгоднее передавать эту услугу на аутсорсинг.
Приём нового сотрудника в штат сопряжён с большими затратами. Необходимо выделить рабочее место, предоставить технику для работы, а это как минимум компьютер и сканер (часто не один). Также нужно позаботиться о программном обеспечении для распознавания и обработки отсканированных документов. Сотрудник должен получать регулярную заработную плату, вне зависимости от того, сколько работы выполнил в каждом месяце. Также необходимо обеспечение соцпакета.
Каждый руководитель компании знает, с какими затратами связано всё вышеописанное.
Электронный архив, так же как и бумажный, занимает определённое пространство. Только не физическое, а цифровое. Для этого необходимо специализированное оборудование: сервера для хранения. Их нужно правильно подобрать, рассчитать вместимость для вашего архива, а при необходимости расширять, когда свободного пространства останется мало.
Серверные станции с гарантией длительной работы стоят недёшево, а это — немалые расходы на архив. Важно то, что порядок в архиве — это залог того, что к вам не будут наведываться проверяющие из разных инстанций. А профессиональная организация, специализирующаяся на предоставлении услуг в этой области, может обеспечить это требование. Исходя из вышесказанного, расходы на электронный архив вполне обоснованы. Более того, они значительно ниже, чем при самостоятельной организации архива.
