Обоснование расходов на архив

Организация электронного архива — это достаточно большая статья расходов для компании. Многих предпринимателей смущают расценки на услуги организаций, предлагающих создание и хранение электронных архивов. Тем не менее, всё больше руководителей отдают эту работу на аутсорсинг, так как в итоге расходы на архив в этом случае оказываются гораздо ниже, чем при самостоятельной организации.

Предлагаем вам развёрнутое обоснование расходов на электронный архив, которое поможет составить достоверную картину о том, насколько выгоднее передавать эту услугу на аутсорсинг.

Не нужно нанимать сотрудника-архивариуса

Приём нового сотрудника в штат сопряжён с большими затратами. Необходимо выделить рабочее место, предоставить технику для работы, а это как минимум компьютер и сканер (часто не один). Также нужно позаботиться о программном обеспечении для распознавания и обработки отсканированных документов. Сотрудник должен получать регулярную заработную плату, вне зависимости от того, сколько работы выполнил в каждом месяце. Также необходимо обеспечение соцпакета.

Каждый руководитель компании знает, с какими затратами связано всё вышеописанное.

Все работы ложатся на сотрудников аутсорсинговой компании:

  • своевременное и быстрое сканирование;
  • грамотная обработка документации;
  • формирование правильной структуры архива для удобного пользования;
  • своевременное уничтожение документов.

Не надо тратиться на серверное оборудование

Электронный архив, так же как и бумажный, занимает определённое пространство. Только не физическое, а цифровое. Для этого необходимо специализированное оборудование: сервера для хранения. Их нужно правильно подобрать, рассчитать вместимость для вашего архива, а при необходимости расширять, когда свободного пространства останется мало.

Так что же выбрать

Серверные станции с гарантией длительной работы стоят недёшево, а это — немалые расходы на архив. Важно то, что порядок в архиве — это залог того, что к вам не будут наведываться проверяющие из разных инстанций. А профессиональная организация, специализирующаяся на предоставлении услуг в этой области, может обеспечить это требование. Исходя из вышесказанного, расходы на электронный архив вполне обоснованы. Более того, они значительно ниже, чем при самостоятельной организации архива.

    Оставить заявку