Любая российская организация в соответствии с архивным законодательством нашей страны обязана ежегодно проводить опись всех завершённых дел своей фирмы. Опись дела – это своего рода справочник, предоставляющий исчерпывающую информацию по этому делу. Составление описей – сложный процесс, который необходимо выполнять в соответствии с правилами и инструкциями, подробно прописанными в архивном законодательстве.
В опись дел по личному составу включаются все кадровые документы длительного и постоянного сроков хранения. Каждое структурное подразделение компании, имеющее в своём распоряжении те или документы по личному составу, составляет собственную опись дел по личному составу. К таким структурным подразделениям относятся, например, кадровый отдел, бухгалтерия и т.п. После этого в организации составляется сводная опись дел по личному составу, причём опись дел, предоставленная кадровым отделом, является основой сводной описи.
Также стоит уделить внимание спискам сотрудников, работающих при вредных условиях труда, занести в опись табели, наряды данных специалистов.
Чаще всего описи дел по личному составу составляются по хронологически-номинальному принципу или по номинально-хронологическому. Т.е. либо основой описи считается год, а документы внутри располагаются по видам документов, либо основой описи становится вид документа, а сами документы располагаются в хронологическом порядке в течение описываемого года с января по декабрь. Тематический, предметный, алфавитный принципы составления описей дел по личному составу считаются наименее целесообразными, но часто используются для судебно-следственных дел организации.
