В каждой компании, деятельность которой с момента основания развивалась спонтанно, рано или поздно наступает такой момент, когда руководство задумывается об оптимизации производства и всех рабочих процессов. Не малую роль в этих глобальных для фирмы изменениях может сыграть и оптимизация документооборота.
Под оптимизацией документооборота обычно понимается ряд, достаточно сложных и трудоёмких, процессов, направленных на то, чтобы сэкономить время и денежные средства компании, а также позволить сотрудникам заниматься своими прямыми обязанностями, а не «перекладыванием бумажек».
Прежде всего, оптимизация документооборота предполагает разбор и систематизацию всей документации фирмы, как архивной, так и текущей. Это необходимо сделать для того, чтобы исключить из документооборота организации повторные, либо взаимоисключающие документы. Оптимизация документооборота также включает в себя создание архивов, как материальных, так и электронных, отвечающих всем требованиям архивного законодательства страны, обеспечивающих надёжность хранения ценной документации.
Создание электронных (цифровых) архивов и различных баз данных позволяет наиболее эффективно оптимизировать документооборот любой современной компании. Именно цифровые архивы и электронные базы данных способны обеспечить сотрудникам быстрый и удобный поиск необходимых документов.
Благодаря широкому использованию современных информационных технологий в процессе оптимизации документооборота, каждая компания может позволить себе внеофисное хранение документов, что существенно экономит пространство организации и драгоценное время сотрудников.
Оптимизация документооборота также предполагает и автоматизацию производства: закупку мощных современных компьютеров и качественной оргтехники. В ряде случаев, для наибольшей эффективности оптимизации документооборота, руководителям крупных компаний приходится создавать новые отделы по делопроизводству и документообороту.
Наши специалисты имеют многолетний опыт внедрения электронного архива в различных сферах: фармацевтической, нефтехимической транспортной, строительной, машиностроения, банковской, страховых компаний. Этот опыт оказывает помощь в управлении проектами, и обеспечивает плавный переход от бумажных форм документов к электронным.
